Đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm

Đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm (MSMV) là bước quan trọng nhất để xác định, theo dõi cũng như quản lý hàng hóa trên thị trường. Hầu hết mọi sản phẩm ngày nay đều cần có mã số mã vạch, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ về ứng dụng cũng như quy trình đăng ký MSMV diễn ra như nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về mã số mã vạch và quy trình đăng ký để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp.

1. Giới thiệu về đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm

Định nghĩa mã vạch

Mã vạch là một dạng mã hóa được sử dụng để lưu trữ, chuyển nhượng thông tin bằng cách biểu diễn dưới dạng một dãy các ký tự hoặc điểm vạch trên một mặt phẳng, được sử dụng để quản lý và theo dõi hàng hóa.  Mã vạch được đọc bằng các thiết bị đọc mã vạch như máy quét mã vạch hoặc máy đọc mã vạch từ màn hình cảm ứng.

Lợi ích sử dụng mã số mã vạch

Trong sản xuất và kinh doanh hiện nay, có hàng ngàn sản phẩm khác nhau được đưa ra ngoài thị trường cần được quản lý. Việc sử dụng mã số mã vạch là giải pháp tối ưu và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, chẳng hạn như:

• Tăng hiệu suất công việc: Sử dụng mã số mã vạch giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhân sự, chi phí vận hành cũng như giảm thiểu được sai sót trong công đoạn nhập liệu thủ công.

• Kiểm kê hàng hóa và quản lý sản phẩm: giúp doanh nghiệp kiểm soát được số sản phẩm hiện có trên thị trường, kiểm soát và cải thiện tối đa hàng tồn kho.
• Tra cứu nguồn gốc sản phẩm: MSMV chứa các thông tin cơ bản về sản phẩm giúp tạo dựng và gia tăng lòng tin của khách hàng.
• Phân phối hàng hóa vào các hệ thống mua bán lớn và xuất khẩu ra thị trường nước ngoài dễ dàng hơn. 
• Đảm bảo uy tín thương hiệu, xây dựng niềm tin của khách hàng góp phần nâng cao sự cạnh tranh cũng như vị thế của doanh nghiệp trong kinh doanh. 

Ứng dụng của mã số mã vạch trong kinh doanh

Dựa trên các lợi ích mà mã số mã vạch mang lại, các doanh nghiệp sản xuất và phân phối ứng dụng rộng rãi trong kinh doanh để: 

• Phân loại hàng hóa cũng như quản lý hàng tồn kho. Cung cấp cho doanh nghiệp khả năng theo dõi chuyển động sản phẩm, tự động hóa kiểm soát hàng tồn kho và quản lý hóa các quy trình bổ sung.

• Kiểm tra thông tin sản phẩm: thông tin được mã hóa trong mã vạch bao gồm nguồn gốc xuất xứ, doanh nghiệp sản xuất,…
• Thanh toán và giao dịch mua hàng: Sử dụng mã vạch để thanh toán nhanh chóng và chính xác, dễ dàng cập nhật giá và các chương trình khuyến mãi. 

Nhờ những ứng dụng trên, mã số mã vạch giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao  trong quản lý và vận hành kinh doanh, đồng thời cải thiện trải nghiệm của khách hàng khi mua sản phẩm của doanh nghiệp.

2. Thủ tục đăng ký mã số mã vạch cho sản  

Theo quy định tại điều 19C Nghị định 132/2008/ND-CP, bổ sung bởi nghị định 74/2018/ND-CP và điều 6 thông tư 10/2020/TT-BKHCN, thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch sản phẩm được quy định như sau: 

Các bước cần thực hiện

Doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm: 

• Chuẩn bị hồ sơ
• Kê khai thông tin hồ sơ qua hệ thống cổng thông tin
• Nộp hồ sơ
• Nhận MSMV theo thông báo tạm thời
• Kê khai thông tin sản phẩm đăng ký MSMV
• Nhận giấy chứng nhận MSMV

Hướng dẫn quy trình chi tiết các bước thực hiện để đăng ký mã số mã vạch (MSMV) cho sản phẩm:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: 

Doanh nghiệp cần chuẩn bị 02 bộ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan đăng ký.

Bước 2:  Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để kê khai thông tin và đăng ký tài khoản MSMV. Điền đầy đủ thông tin về doanh nghiệp và sản phẩm theo hướng dẫn trên cổng thông tin đảm bảo tính chính xác.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại văn phòng GS1-Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, kèm theo lệ phí đăng ký và duy trì MSMV theo quy định. Phí này thường được cung cấp cụ thể trên trang web của cơ quan cấp. 

Bước 4: Thông báo mã vạch tạm thời qua hệ thống Cổng thông tin và email của đơn vị để đơn vị có thông tin mã vạch thể hiện trên sản phẩm. Doanh nghiệp sử dụng mã vạch tạm thời này để thể hiện trên sản phẩm trong thời gian chờ mã vạch chính thức.

Bước 5: Thực hiện thủ tục kê khai thông tin sản phẩm trên tài khoản của đơn vị trên cổng thông tin điện tử. Thông tin kê khai bao gồm: tên sản phẩm, mô tả, hình ảnh, MSMV tạm thời đã được cấp.

Bước 6: Doanh nghiệp nhận bản gốc giấy chứng nhận MSMV tại Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng sau 01 tháng kể từ ngày được cấp mã số mã vạch theo thông báo tạm thời.  

Hồ sơ cần chuẩn bị

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thủ tục hồ sơ theo quy định để đăng ký MSMV cho sản phẩm. Hồ sơ bao gồm: 

• Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch đã điền đầy đủ thông tin, người đại diện pháp luật trên giấy phép kinh doanh, hoặc người được ủy quyền ký tên, đóng dấu (02 bản)
• Bảng đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN và điền đầy đủ thông tin sản phẩm: tên sản phẩm, nhãn hiệu, loại sản phẩm, đặc điểm, quy cách đóng gói…(02 bản)
• Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp/hộ kinh doanh hoặc Quyết định thành lập doanh nghiệp (01 bản sao công chứng trong thời gian 06 tháng gần nhất)
• Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ đăng ký

Số lượng hồ sơ: 02 bộ. Nộp trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính tại Bộ phận một cửa của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Trong trường hợp nộp trực tiếp cần có bản chính đối chiếu. Trường hợp hồ sơ gửi qua bưu điện phải nộp bản sao có chứng thực hoặc bản sao y bản chính có ký tên, đóng dấu. 

3. Thời gian và chi phí đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm 

Sau khi nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch tại Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng, hồ sơ sẽ được đánh giá và thẩm định. Khách hàng sẽ được cấp Mã số doanh nghiệp cùng phiếu hẹn ngày nhận giấy chứng nhận chính thức sau 5 – 7 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ. Kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, trong thời hạn 15 ngày làm việc, cơ quan thường trực về mã vạch chịu trách nhiệm cấp lại giấy chứng nhận cho tổ chức, cá nhân. 

Theo quy định, hiệu lực của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch có thời hạn là 03 năm kể từ ngày cấp. Sau 03 năm này doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục gia hạn mã số mã vạch (nộp phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm).

Doanh nghiệp tham khảo chi phí đăng ký MSMV thông qua thông tin biểu phí nhà nước cụ thể nêu rõ tại thông tư 232/2016/TT-BTC: 

Phí sử dụng mã số doanh nghiệp GS1: 1.000.000 đồng/mã

– Phí sử dụng mã vạch địa điểm toàn cầu GLN: 300.000 đồng/mã

– Phí sử dụng mã số thương phẩm EAN 8: 300.000 đồng/mã

Đối với mã số mã vạch nước ngoài sẽ phải chịu mức chi phí khi đăng ký MSMV là:

– Hồ sơ ≤ 50 mã sản phẩm: 500.000 đồng/hồ sơ;

– Hồ sơ > 50 mã sản phẩm: 10.000 đồng/mã.

4. Tổ chức có thẩm quyền cấp mã vạch tại Việt Nam

Theo quy định của pháp luật, hệ thống cấp MSMV ở Việt Nam bao gồm các tổ chức sau:

Tổ chức tiếp nhận hồ sơ 

Chức năng: hướng dẫn doanh nghiệp nộp hồ sơ, tiếp nhận, xử lý hồ sơ và chuyển hồ sơ đến Trung tâm Mã số mã vạch Quốc gia – GS1 Việt Nam. 

Tổ chức thẩm xét hồ sơ mã vạch 

Chức năng: Thẩm định nội dung hồ sơ của doanh nghiệp để xác định xem có đủ điều kiện cấp mã vạch hay không. Trung tâm tiêu chuẩn chất lượng thuộc tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng thực hiện việc thẩm định này. 

Cơ quan cấp mã số mã vạch

Chức năng: Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV cho doanh nghiệp. Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng là cơ quan chính thức thực hiện việc cấp MSMV. 

Địa chỉ: 

Hà Nội: Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam – Số 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.

Thành phố Hồ Chí Minh: Trung Tâm Kỹ Thuật Tiêu Chuẩn Đo Lường Chất Lượng 3 – 49 Pasteur, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.

5. Giải pháp quản lý sản phẩm bằng mã số mã vạch

Quản lý sản phẩm bằng MSMV là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa từ khâu nhập kho, lưu trữ đến bán hàng, tăng cường độ chính xác và hiệu quả làm việc đồng thời cải thiện dịch vụ khách hàng. 

Giải pháp tích hợp mã vạch với hệ thống ERP hoặc POS

Doanh nghiệp thiếu hiệu quả khi gia tăng vấn đề tồn kho dư thừa, dịch vụ khách hàng kém, tăng chi phí văn phòng, lỗi thủ công trong việc kiểm kê và gửi hàng tồn kho. Hãy xem xét tích hợp mã vạch vào hệ thống ERP hoặc POS. Điều đó có thể biến đổi doanh nghiệp từ kinh doanh không hiệu quả sang năng suất hơn. 

Lợi ích của tích hợp mã vạch với hệ thống ERP hoặc POS

• Quản lý hiệu quả hàng tồn kho: Thông qua việc quét mã vạch ở các giai đoạn có thể cập nhật ngay số liệu hàng tồn kho trong hệ thống. Khả năng hiển thị theo thời gian thực cho phép doanh nghiệp đưa ra các quyết định liên quan đến việc xử lý hàng tồn kho như bổ sung đơn đặt hàng và giải quyết tình trạng thiếu hàng tồn kho tiềm ẩn.
• Cải thiện quản lý hàng hóa: Chức năng chính mã vạch cung cấp trong mọi hoạt động kinh doanh là tăng cường tự động hóa, dễ dàng theo dõi sản phẩm từ sản xuất đến bán hàng. 
• Độ chính xác cao: Ưu điểm lớn của tích hợp là chúng không dễ bị lỗi hoặc giảm thiểu lỗi do nhập liệu thủ công. 

Lợi ích của việc sử dụng giải pháp quản lý sản phẩm bằng MSMV

Sử dụng giải pháp quản lý sản phẩm bằng mã vạch luôn được doanh nghiệp sản xuất và phân phối lựa chọn trong qúa trình kinh doanh bởi chúng mang lại lợi ích đáng kể như:

• Tiết kiệm chi phí vận hành của doanh nghiệp, từ đó tăng doanh thu, lợi nhuận 

• Tăng tính cạnh tranh trên thị trường nhờ đáp ứng yêu cầu của khách hàng nhanh chóng và giá thành của mỗi sản phẩm giảm.
• Tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu sản phẩm cũng như kiểm soát tốt số lượng sản phẩm tồn kho. Giảm 90% thiệt hại do sản phẩm tồn kho quá lâu và hàng bị giảm giá.
• Quản lý chính xác từng sản phẩm trước khi nhận – xuất hàng. 

6. Đăng ký mã số mã vạch ở đâu

Để đăng ký mã vạch sản phẩm tại Việt Nam, bạn có thể thực hiện qua Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ. Dưới đây là các bước cơ bản:

• Chuẩn bị hồ sơ: Bao gồm Đơn đăng ký mã số mã vạch, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao), và các tài liệu khác theo yêu cầu.

• Nộp hồ sơ: Bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Văn phòng Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc qua bưu điện.

  • Địa chỉ: 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.
  • Website: gs1.org.vn.

• Đóng phí: Sau khi hồ sơ được chấp nhận, bạn sẽ phải đóng phí đăng ký và duy trì mã vạch.

• Nhận mã số mã vạch: Sau khi hoàn thành các thủ tục, bạn sẽ nhận được mã số mã vạch cho sản phẩm của mình.

Ngoài ra, có thể nhờ đến các dịch vụ tư vấn hoặc đơn vị trung gian như iCheck để thực hiện đăng ký mã vạch nhanh chóng và thuận tiện hơn.

7. Dịch vụ hỗ trợ đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm tại iCheck

Nằm trong dịch vụ pháp lý của iCheck, dịch vụ đăng ký MSMV là một yếu tố hỗ trợ doanh nghiệp từ những bước đi đầu tiên để đưa sản phẩm vào thị trường.

Dịch vụ đăng ký mã số mã vạch iCheck giúp doanh nghiệp nhận mã số mã vạch nhanh nhất trên thị trường hiện nay – NGAY SAU 1 NGÀY. Trong quá trình làm việc cùng các chuyên viên tư vấn pháp lý nhiều năm kinh nghiệm của iCheck đảm bảo doanh nghiệp được hỗ trợ về thủ tục và quy trình kỹ càng theo đúng quy định của nhà nước – chúng tôi là đối tác chiến lược của GS1 Việt Nam.

Đồng thời, doanh nghiệp không mất nhiều thời gian đi tìm hiểu và tránh những vấn đề phát sinh rủi ro do thiếu kinh nghiệm, cũng như tiết kiệm chi phí đến 40% so với các nhà cung cấp khác, tiết kiệm nguồn lực vì đội ngũ tư vấn tận tâm vững kiến thức về pháp lý, chuyên phân định MSMV cho doanh nghiệp của iCheck sẽ tư vấn miễn phí cho cả những dịch vụ khác giúp doanh nghiệp đưa sản phẩm vào thị trường nhanh chóng, an toàn và hiệu quả nhất.

7. Ví dụ về doanh nghiệp thành công trong việc sử dụng mã số mã vạch

Có nhiều doanh nghiệp trên thế giới cũng như tại Việt Nam Nam đã thành công trong việc áp dụng công nghệ mã vạch để nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh. 

WinMart – một trong những chuỗi siêu thị lớn nhất Việt Nam đã áp dụng mã vạch trong quản lý hàng hóa từ lâu. Hệ thống mã vạch đã góp phần vào tăng lợi nhuận của Winmart. Bằng cách tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho đã giảm đáng kể lỗi của con người, dẫn đến giảm 90% chênh lệch hàng tồn kho trong quá trình vận hành kho. Hiệu quả này không chỉ cải thiện sự hài lòng của khách hàng do tính sẵn có của sản phẩm tốt hơn mà còn giảm chi phí vận hành liên quan đến quản lý hàng tồn kho.