Những điều doanh nghiệp cần biết về quản lý tồn kho
Nhiều doanh nghiệp không muốn lưu giữ quá nhiều hàng tồn vì nó phát sinh nhiều chi phí, đôi khi là gây tổn thất bởi những hàng hóa bị hư hại. Mặt khác doanh nghiệp vẫn cần có một lượng hàng tồn kho dự trữ để có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, cũng như hạn chế được tình trạng gián đoạn quy trình sản xuất do thiếu nguyên liệu.
Quản lý tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nắm thế chủ động trong việc xuất nhập hàng và có kế hoạch phát triển phù hợp. Bài viết dưới đây của iCheck sẽ giúp doanh nghiệp có thêm nhiều thông tin hữu ích để quản lý tồn kho hiệu quả hơn. Cùng theo dõi nhé!
Nội dung bài viết
1. Những rủi ro của hàng tồn kho và kho hàng khi quản lý hàng tồn
Hàng tồn kho nếu không được quản lý một cách hiệu quả sẽ dẫn đến những rủi ro tiềm ẩn, và thậm chí có thể khiến doanh nghiệp phải chịu tổn thất nặng nề.
Có 3 rủi ro mà doanh nghiệp cần lưu ý khi quản lý hàng tồn là:
a. Không xác định được định mức tồn kho cần thiết
Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa cần được duy trì trong kho vừa đủ cho công việc kinh doanh của cửa hàng mà vẫn tiết kiệm được chi phí kho bãi. Khi không thực hiện khâu xác định này, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng “hàng bán chạy” thì thiếu, “hàng bán chậm” thì thừa. Vì vậy, bạn cần xác định được mức tồn kho thấp nhất và cao nhất cho từng loại hàng hóa dựa trên lượng tiêu thụ thực tế hàng hóa.
b. Hàng quá đát, quá hạn, lỗi thời
Hàng hóa quá đất, hết hạn, lỗi thời chính là rủi ro lớn nhất của hàng tồn kho. Đặc biệt là với những loại hàng hóa có vòng đời ngắn như thực phẩm, thời trang, thuốc, TPCN… nếu không có biện pháp quản lý kho hàng tốt đối với loại sản phẩm này thì rất dễ dẫn đến tổn thất rất lớn về hàng hóa và chi phí của doanh nghiệp.
Vì vậy người quản lý nên kiểm kho định kỳ 6 tháng một lần nhằm đối chiếu số lượng hàng hóa trong thực tế và trong sổ sách cũng như kiểm soát chất lượng của hàng trong kho.
c. Rủi ro khi quản lý kho thủ công
Hiện nay có khá nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng sổ sách hoặc file excel để quản lý hàng hóa trong kho. Tuy nhiên những cách thức quản lý kho này không chỉ tốn rất nhiều thời gian và công sức mà còn dễ xảy ra sai sót.
Quản lý kho bằng các phần mềm đang dần trở thành sự lựa chọn của nhiều nhà quản lý doanh nghiệp với sự hiệu quả và chính xác. Những phần mềm này giúp các chủ cửa hàng tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức trong việc kiểm kho, hạn chế tối đa thất thoát và xác định định mức tồn kho một cách tự động.
2. Lưu ý trong quá trình quản lý hàng tồn kho
Để việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:
– Luôn khóa và niêm phong kho đúng quy định, để đảm bảo tính an toàn cho kho hàng.
– Chỉ những nhân sự được phân công nhiệm vụ thì mới được vào kho, còn những người khác thì phải có sự chấp thuận của quản lý.
– Kho luôn cần có bảo vệ để tránh trường hợp trộm cắp.
– Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ lưu trữ hoặc quản lý kho thì cần có hợp đồng rõ ràng. Nội dung hợp đồng phải bao gồm các thỏa thuận, chính sách, khoản bồi thường,…
– Nhà quản lý cần đưa ra định mức tồn kho của mỗi mặt hàng để dễ kiểm soát hơn.
3. Một số phương pháp “giải phóng” hàng tồn kho thu hồi vốn nhanh cho doanh nghiệp
a. Giảm giá sản phẩm
Triển khai chương trình khuyến mãi giảm giá sản phẩm là cách phổ biến nhất để bán hàng tồn. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều kịch bản chương trình như: “Mua 1 tặng 1”, “Sản phẩm 199.000 đồng giá bán 19.000 đồng”, … với số lượng hạn chế, kéo dài trong thời gian ngắn chỉ 1-2 ngày. Hoặc gây chú ý bằng cách đưa ra chương trình giờ vàng giá sốc. Tất cả sản phẩm hoặc chỉ một vài sản phẩm nổi bật được quan tâm sẽ giảm giá vào vào một giờ hoặc một ngày duy nhất.
b. Triển khai chương trình bốc thăm tặng quà
Đây là cách doanh nghiệp đẩy hàng tồn đi mà không lo khách hàng quan ngại về chất lượng sau khi giảm giá. Doanh nghiệp có thể đưa ra chương trình bốc thăm may mắn 100% trúng thưởng với hóa đơn thanh toán có giá trị từ một số tiền cụ thể trở lên (ví dụ 500.000 đồng) và sử dụng hàng tồn làm quà tặng cho chương trình bốc thăm trúng thưởng.
c. Bán hàng theo Combo
Combo có thể được nhặt từ những sản phẩm có chức năng bổ trợ và cần thiết cho nhau. Sau đó đặt ra một mức giá combo rẻ hơn là mua từng món lẻ rồi gộp vào, giúp bán được nhiều sản phẩm cùng lúc. Ví dụ như combo bếp điện + bộ nồi gia dụng.
4. Gợi ý phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả
a. Sắp xếp vị trí kho hàng khoa học
Một sai lầm rất phổ biến khi xuất, nhập kho là sắp xếp hàng hóa một cách thiếu khoa học, người quản lý chỉ đơn giản là đặt hàng hóa trong kho theo ý thích. Điều này sẽ khiến doanh nghiệp khó theo dõi và quản lý cũng như làm mất thời gian cho các công việc khác.
Việc sắp xếp vị trí hàng trong kho khoa học sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc xuất kho, kiểm kho. Từ đó, hạn chế được tình trạng bị thất thoát hay nhầm lẫn hàng hóa.
Để khắc phục sai lầm này, bạn nên phân loại rõ các mặt hàng ngay từ kho nhập kho. Sau đó, bạn có thể áp dụng các phương pháp như dán mã sản phẩm, đánh dấu các kệ, sử dụng mũi tên chỉ vị trí,… để sắp xếp hàng gọn gàng và khoa học hơn.
b. Áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO
Hai thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho là FIFO và LIFO. Trong đó:
– Phương pháp FIFO (First in – First out) là những loại hàng hóa được nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất trước. Phương pháp này phù hợp với những mặt hàng có tính chất ngắn hạn như thực phẩm, thời trang,… Theo đó, với phương pháp này, doanh nghiệp cần bố trí ô kệ phù hợp nhằm thuận tiện trong việc xuất hàng hóa.
– Phương pháp LIFO (Last In – First Out) thì ngược lại, những hàng hóa vừa mới nhập vào sẽ ưu tiên xuất đi trước để đảm bảo cập nhật thời giá, cân đối chi phí sản xuất và có kế hoạch bán hàng phù hợp. Phương pháp này thường được ứng dụng với những nguyên vật liệu có thời gian tồn kho lâu như vật liệu xây dựng.
c. Tiến hành kiểm kê kho định kỳ
Kiểm kho định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình hàng hóa, biết được số lượng hàng trong khó. Việc kiểm kê, quản lý hàng tồn kho bao gồm:
Kiểm kê tại chỗ: Là chọn một sản phẩm cụ thể, tiến hành kiểm kê và so sánh với số lượng thực tế. Cách này sẽ giúp nhà quản lý nhận biết được mặt hàng này có đang được bán chạy hay không. Phương pháp này còn giúp cung cấp lượng hàng tồn kho liên tục vào bất kỳ thời điểm nào. Đổi lại, doanh nghiệp phải tốn rất nhiều thời gian, nhân sự và khối lượng công việc của kế toán cũng tăng lên.
Kiểm kê theo chu kỳ: Việc kiểm kho sẽ được thực hiện theo kế hoạch đề ra. Ưu điểm là có thể tập trung công việc vào một thời điểm. Tuy nhiên, thời gian giữa các lần kiểm kê khá lâu nên sẽ gặp khó khăn khi có vấn đề bất ngờ xảy ra.
d. Xác định vòng quay tồn kho phù hợp
Vòng quay hàng tồn kho là thước đo số lần hàng trong kho được bán ra trong một khoảng thời gian nhất định, khoảng thời gian thường là một năm, hoặc có thể ngắn hơn.
Hệ số vòng quay hàng tồn kho sẽ cho bạn biết số lần nhập hàng trong kỳ, từ đó tính ra khoảng thời gian trung bình để bán hết hàng tồn kho. Dựa vào đó bạn có thể đưa ra kế hoạch nhập hàng với số lượng và khoảng thời gian phù hợp.
|
Trong đó: Tồn kho trung bình là giá trị bình quân của tất cả hàng hoá bạn đang giữ trong kho và trên các kệ hàng mà chưa được bán đi trong một khoảng thời gian nhất định.
Tồn kho trung bình = (Tồn kho đầu kỳ + Tồn kho cuối kỳ) /2
Ví dụ: Tồn kho trung bình 1 cửa hàng quần áo là 500 triệu, và cửa hàng đó đã bán được 1 tỷ tính theo giá vốn hàng hoá trong một năm. Vậy, vòng quay hàng tồn kho là 2, điều này có nghĩa là cửa hàng đó bán ra hàng tồn kho 2 lần trong năm đó.
Thông thường hệ số vòng quay hàng tồn kho càng lớn nghĩa là hàng tồn kho ít, cửa hàng bán hàng nhanh, tiền mặt không bị đọng vào hàng tồn kho/giá vốn và ngược lại.
Tuy nhiên, hệ số này quá cao cũng không tốt, vì như vậy có nghĩa là lượng hàng dự trữ trong kho không nhiều, nếu nhu cầu thị trường tăng đột ngột thì rất có khả năng bạn sẽ bị mất khách hàng vào tay đối thủ. Vì vậy, hệ số vòng quay hàng tồn kho cần phải đủ lớn để đảm bảo mức độ sản xuất và đáp ứng được nhu cầu khách hàng
e. Sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng
Lựa chọn một phần mềm giúp quản lý kho với chi phí đầu tư thấp mà lại dễ sử dụng sẽ hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong việc giảm thiểu đến mức cao nhất có thể để giảm thiểu tối đa sự lãng phí nguồn lực.
Thấu hiểu điều này iCheck ra mắt phần mềm DMS – Hỗ trợ quản lý hệ thống phân phối, với tính năng quản lý tồn kho. iCheck DMS hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện một số nghiệp vụ như:
– Phân loại kho theo chức năng sử dụng, quản lý kho theo từng nhà phân phối với nhiều đơn vị tính
– Kiểm kê tồn kho tại điểm bán, ghi nhận theo thời gian thực.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ kiểm tồn và quản lý hàng tồn kho hiệu quả, hãy liên hệ ngay với iCheck để đc tư vấn miễn phí nhé!
