Giải quyết khó khăn trong quản lý kho chỉ với mã số mã vạch
Lợi ích của việc áp dụng mã vạch trong quản lý kho
Mã số mã vạch đang là phương thức hỗ trợ các nhà quản lý kho một cách tốt nhất với mục tiêu áp dụng công nghệ mới trong nhận dạng sản phẩm để giảm thiểu sai sót nhập liệu, nâng cao năng suất lao động.
Hệ thống quản lý kho hiện đại là hệ thống hoạt động chủ yếu dựa vào công nghệ mã vạch. Với khả năng mã hóa tối đa và đa dạng các ký tự và chữ số, hệ thống mã vạch ngày nay được sử dụng rộng rãi để quản lý hầu như tất cả các loại mặt hàng trong kho của các đơn vị kinh doanh.
Quản lý kho sử dụng công nghệ quét mã vạch đáp ứng nhu cầu kiểm soát số lượng hàng hóa chặt chẽ nhanh chóng và khoa học. Mỗi sản phẩm phải có mã vạch khác nhau, Mã sản phẩm sẽ được đánh theo số lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được quy định bởi 1 mã vạch (barcode) theo thứ tự tăng dần. Điều này sẽ làm tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý tuy nhiên lại giúp có được thông tin về sản phẩm khi truy tìm thông tin một cách chính xác.
Tóm chung những lợi ích khi ứng dụng công nghệ vào mã số mã vạch như sau:
- Giảm chi phí hoạt động, gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Tăng tính cạnh tranh trên thị trường nhờ đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng & hạ giá thành sản phầm.
- Chủ động được nguồn vốn nhờ tồn kho thấp.
- Hệ thống mã vạch xác định chính xác và nhanh chóng mã xếp giá cũng như các mã hiệu khác nhau của ấn phẩm, tăng tốc độ của nghiệp vụ quản lý ấn phẩm, nghiệp vụ mượn trả.
- Với sự tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ trong hệ thống quản lý nghiệp vụ, mã vạch cho phép giảm các thao tác nhập số liệu, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong các hoạt động nghiệp vụ
- Nắm rõ tồn kho, tuổi hàng tồn kho quyết định kinh doanh phù hợp.
- Giảm được 90 % thiệt hại do hàng tồn quá lâu, hàng bị giảm giá.
- Trợ giúp quyết định nhập hàng / sản xuất mới.
- Đáp ứng nhanh chóng đơn đặt hàng của khách hàng.
- Giảm 90 % xuất nhập nhầm hàng nhờ tính chính xác của mã vạch.
- Giảm 50 % thời gian thao tác và nhập số liệu tại kho.
Các bước áp dụng công nghệ trong quản lý kho
Tạo mã vạch
Để ứng dụng được mã vạch vào quản lý kho đầu tiên chúng ta cần tạo dữ liệu ban đầu bằng cách nhập danh mục: Khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa… Các danh mục thường được import từ file excel, thao tác nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
Sau khi các danh mục đã được khởi tạo, tiến hành thiết kế tem mã vạch sử dụng phần mềm thiết kế theo nhu cầu của từng doanh nghiệp. Thông tin trên tem có thể tự động thay đổi theo danh mục đầu vào. Để sử dụng mã vạch theo EAN (EAN 8 và EAN 13), doanh nghiệp phải đăng ký mã số mã vạch với Viện Tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam (GS1 Việt Nam) hoặc doanh nghiệp có thể tạo mã vạch iCheck (mã này là mã nội bộ).
Dán mã vạch cho sản phẩm
Sau khi sản phẩm đã được đặt mã, sử dụng máy in mã vạch để in mã vạch cho sản phẩm. Có thể sử dụng máy in chuyên dụng để in mã vạch, tùy vào nhu cầu, ta chọn loại máy phù hợp và tiết kiệm nhất. Mã vạch sẽ được in lên giấy decal, sau đó được gỡ ra và dán lên sản phẩm. Mã vạch sẽ được dán lên sản phẩm ở công đoạn xuất xưởng để nhập kho thành phẩm hoặc được dán trong giai đoạn nhập.
Nhập kho bằng mã vạch
Nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch kết nối với máy tính lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào phần mềm máy tính để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. Từ bước này doanh nghiệp đã có số lượng tồn trong kho và sau đó tiến hành xuất hàng.
Xem thêm: Mã vạch hai chiều là gì? So sánh mã vạch một chiều và hai chiều
Xuất kho bằng mã vạch
Tương tự cho công tác xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng,…phải được ghi nhận vào hệ thống. Vì vậy khi xuất kho nhân viên phải đưa các thông số này vào phần mềm.
Bán hàng bằng mã vạch
Hàng sau khi xuất kho sẽ được xếp lên các kệ trên siêu thị/ cửa hàng. Khi khách hàng mua hàng, nhân viên thu ngân tiến hành quét mã vạch trên sản phẩm, lúc này thông tin sản phẩm như tên sản phẩm, giá,.…sẽ được hiển thị trên phần mềm bán hàng. Đồng thời phần mềm cũng hiển thị tổng tiền trên hóa đơn, thông tin khách hàng (thẻ vip)…Báo cáo doanh thu, lợi nhuận theo ngày, tháng, quý….
Không chỉ có chức năng thanh toán với người bán, người tiêu dùng còn có thể tự tra cứu thông tin mã số mã vạch để biết được quốc gia xuất xứ, hình ảnh, giá cả, hạn sử dụng…vvv khi doanh nghiệp sở hữu sản phẩm đăng ký dịch vụ thông tin thương phẩm
Với nhiều công dụng kép cũng cách sử dụng vô cùng đơn giản, không có lý do gì để doanh nghiệp từ chối một giải pháp tuyệt với như vậy. Qúy khách hàng có nhu cầu sử dụng mã số mã vạch vui lòng liên hệ hotline 0902.195.488 để được tư vấn và giải đáp.