11 Tính năng cần có của hệ thống quản lý bảo hành điện tử

Bảo hành điện tử đang là giải pháp công nghệ được nhiều doanh nghiệp sử dụng thay thế hoàn toàn cho phiếu bảo hành truyền thống. Để có một chương trình bảo hành điện tử toàn diện, thì ngoài tem bảo hành điện tử, doanh nghiệp cần phải có hệ thống quản lý. Và các hệ thống quản lý bảo hành được cho là hiệu quả thì cần có đủ những tính năng được đề cập dưới đây

Hệ thống quản lý bảo hành điện tử là gì

Giải pháp bảo hành điện tử ngày càng được sử dụng nhiều hơn bởi các doanh nghiệp sản xuất và phân phối, lý do bởi giải pháp này không chỉ tiện lợi cho người tiêu dùng mà giải pháp bảo hành điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Để làm được điều đó, giải pháp bảo hành điện tử được quản lý bởi một hệ thống, 

Hệ thống quản lý bảo hành điện tử là một hệ thống dựa trên công nghệ thông tin, được sử dụng để quản lý quá trình bảo hành của các sản phẩm, từ khi khách hàng gửi yêu cầu bảo hành cho đến khi yêu cầu đó được xử lý và hoàn tất.

Hệ thống này thường bao gồm các tính năng như nhập liệu thông tin khách hàng, kiểm tra tình trạng bảo hành của sản phẩm, theo dõi quá trình xử lý yêu cầu, lưu trữ thông tin sản phẩm và bảo hành, phát hành chứng từ bảo hành, cung cấp báo cáo và thống kê liên quan đến hoạt động bảo hành.

Hệ thống quản lý bảo hành điện tử giúp tăng cường tính minh bạch, hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong quá trình quản lý bảo hành.

11 tính năng mà hệ thống quản lý bảo hành điện tử ít nhất phải có

Quản lý trạm bảo hành

Điểm bảo hành (hay còn gọi là trạm bảo hành) là các trung tâm bảo hành của hãng, khi người mua hàng có nhu cầu bảo hành sẽ liên hệ với Hãng/ doanh nghiệp, và được hướng dẫn đến trung tâm bảo hành gần nhất để xử lý bảo hành sản phẩm.

Đây là nơi tiếp nhận, kiểm tra, và xử lý các yêu cầu bảo hành từ khách hàng. Quản lý trạm bảo hành giúp đảm bảo rằng các sản phẩm được kiểm tra, đánh giá và sửa chữa (nếu cần) theo quy trình chuẩn mực của doanh nghiệp, giúp duy trì chất lượng của sản phẩm, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng. 

Việc có thể theo dõi, quản lý các điểm bảo hành giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được các dữ liệu, báo cáo quá trình bảo hành của trạm, từ đấy đánh giá mức độ hiệu quả của hoạt động bảo hành và kịp thời phát hiện, khắc phục các vấn đề tiềm ẩn. Đồng thời, cải thiện quy trình bảo hành, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, tránh tình trạng trạm các gian lận khai khống để lấy vật tư gây thất thoát cho doanh nghiệp.

Kích hoạt bảo hành thay khách hàng ngay trên hệ thống

Trong một số trường hợp, khách hàng lớn tuổi kém công nghệ, khách hàng ở xa và không biết cách kích hoạt bảo hành thì việc nhân viên có thể thay khách kích hoạt bảo hành từ xa khi không có sản phẩm là hoàn toàn tiện lợi, giúp khách hàng tiết kiệm được thời gian công sức cũng như doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng

Tính năng kích hoạt bảo hành thay khách hàng trên hệ thống là việc nhân viên có thể trực tiếp kích hoạt bảo hành cho sản phẩm khi có đủ thông tin của sản phẩm và khách mua hàng (như tên, tuổi, địa chỉ, mã serial sản phẩm, …) mà không cần khách hàng tới trực tiếp hoặc có sản phẩm.

Quản lý yêu cầu bảo hành

Tiếp nhận thông tin bảo hành khi khách hàng có nhu cầu bảo hành cho sản phẩm, là một trong những tính năng bắt buộc phải có của bất kì hệ thống quản lý bảo hành điện tử nào. 

Bước tiếp nhận sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được trung tâm bảo hành mà sản phẩm được bảo hành, ngày tiếp nhận cũng như thời gian trả, các thông tin về tình trạng sản phẩm, lý do bảo hành.

Quản lý quy trình bảo hành

Hệ thống cần hỗ trợ theo dõi và quản lý quy trình bảo hành từ khi khách hàng gửi yêu cầu cho đến khi hoàn thành quá trình bảo hành, bao gồm cả việc giao nhận sản phẩm, xác nhận bảo hành, lập phiếu bảo hành, và thông báo cho khách hàng kết quả xử lý bảo hành.

Việc quản lý quy trình bảo hành cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến độ bảo hành của sản phẩm. Từ đó có thể biết được hiệu suất bảo hành của sản phẩm tại điểm bảo hành cao hay thấp 

Truy cập lịch sử bảo hành

Màn hình Lịch sử bảo hành lưu lại dữ liệu bảo hành của tất cả các sản phẩm. Tất cả các thông tin như kích hoạt bảo hành, tiếp nhận bảo hành, thay đổi thông tin bảo hành sẽ được lưu tại màn hình này. Doanh nghiệp có thể dễ dàng xem lại lịch sử chi tiết từng lần bảo hành của sản phẩm, thống kê hoặc xuất báo cáo dữ liệu bảo hành.

Cài đặt thông tin bảo hành

Tuỳ vào đặc thù sản phẩm và nhu cầu quản lý, doanh nghiệp cấu hình các trường thông tin khác nhau để tiếp nhận và lưu trữ thông tin bảo hành. Các trường thông tin phổ biến trong bảo hành điện tử như tên, ngày tháng năm sinh khách hàng, SĐT, địa chỉ email, ngày mua hàng, ngày kích hoạt bảo hành sản phẩm, mã serial sản phẩm, tên sản phẩm,…

Quản lý thông tin khách hàng

Hệ thống cần cung cấp khả năng lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email, và các thông tin liên quan khác.

Quản lý thông tin sản phẩm

Hệ thống cần cho phép nhập liệu và quản lý thông tin về sản phẩm bao gồm tên sản phẩm, số seri, mã sản phẩm, thông số kỹ thuật, và các thông tin khác liên quan.

Báo cáo và thống kê

Hệ thống cần cung cấp các công cụ báo cáo và thống kê để giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng bảo hành, đánh giá hiệu suất và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.

Tính năng liên lạc và thông báo

Hệ thống cần hỗ trợ tính năng liên lạc và thông báo với khách hàng, bao gồm việc gửi thông tin về quá trình bảo hành, cập nhật kết quả xử lý, và thông báo về các thông tin liên quan khác.

Bảo mật và phân quyền

Hệ thống cần đảm bảo tính bảo mật và phân quyền truy cập, giúp bảo vệ thông tin khách hàng, thông tin sản phẩm, và quá trình bảo hành khỏi nguy cơ lộ thông tin hoặc truy cập trái phép.

Hệ thống bảo hành điện tử của iCheck

Lựa chọn giải pháp bảo hành điện tử của đơn vị nào là câu hỏi của nhiều doanh nghiệp đang bước đầu triển khai làm bảo hành cho sản phẩm. 

Giải pháp QR Code Bảo hành của iCheck là một trong những giải pháp bảo hành điện tử nổi bật trên thị trường nhờ sở hữu các tính năng trên. Với hệ thống bảo hành điện tử iCheck, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng dịch vụ bảo hành chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.

Ngoài ra, giải pháp bảo hành điện tử iCheck còn có thêm các tính năng nổi trội khác như có thể quản lý các giải pháp khác của iCheck như chống giả, quản lý phân phối ngay trên hệ thống này. 

Để tìm hiểu chi tiết hơn về giải pháp bảo hành điện tử cũng như hệ thống quản lý bảo hành của iCheck, vui lòng liên hệ hotline 090-219-5488 hoặc truy cập vào website:https://icheck.com.vn/ để được tư vấn miễn phí.