3 bước tối ưu hóa quản lý bảo hành doanh nghiệp không thể bỏ lỡ

Tối ưu bảo hành luôn là một vấn đề nan giải của các doanh nghiệp sản xuất, phân phối sản phẩm có yếu tố bảo hành như tivi, xe máy, xe điện, tủ lạnh, bóng đèn, thang máy, cửa cuốn công nghiệp, v.v…. Làm sao để quản lý và tối ưu được thời gian bảo hành sản phẩm song song với việc chăm sóc khách hàng một cách chuyên nghiệp là trăn trở của nhiều đơn vị. Để giúp doanh nghiệp giải đáp thắc mắc trên cũng như tăng sức cạnh tranh, iCheck tổng hợp 3 bước cơ bản giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý bảo hành trong thời gian ngắn nhất!

1. Xem lại phương pháp quản lý bảo hành hiện tại

Trước khi triển khai bất cứ thay đổi nào về quy trình, chủ doanh nghiệp nên rà soát lại cách thức vận hành dịch vụ bảo hành, bảo trì hiện có. Cụ thể, doanh nghiệp có thể đặt ra những câu hỏi như:

– Quy trình bảo hành hiện tại có thuận tiện với khách hàng không? Dễ triển khai với hệ thống đại lý/ nhân viên không?

– Hồ sơ thông tin về sản phẩm đã mua của khách hàng và các chính sách bảo hành có hiệu lực được lưu trữ và sắp xếp như thế nào?

– Thời gian triển khai bảo hành thực tế mất bao lâu? Gồm bao nhiêu bước? Có thể tinh gọn bước nào nữa không?

Thực tế, một trong những cách cơ bản là sử dụng phương pháp excel truyền thống. Tức là khi khách hàng mang phiếu bảo hành đến, nhân viên sẽ nhập thông tin lên file excel để quản lý. Nếu doanh nghiệp của bạn đang vận hành theo cách này, thì bạn dễ dàng có câu trả lời cho những câu hỏi trên:

– Quy trình bảo hành bất tiện với khách hàng vì phải công lưu trữ phiếu bảo hành qua thời gian dài.

– Quy bảo hành cồng kềnh, nhân viên mất thời gian nhập liệu, các đại lý mất thời gian tra cứu để xác định thông tin bảo hành.

– Hồ sơ thông tin về sản phẩm đã mua của khách hàng và các chính sách bảo hành lưu trữ dời dạc, không có tính liên kết giữa doanh nghiệp và đại lý. Thông tin nhiều sai sót do nhập liệu thủ công chưa kể các trường hợp bất cập khác như lỗi khi chia sẻ file, máy tính hỏng…

– Triển khai bảo hành thực tế gồm nhiều bước, trong đó khâu kiểm tra thông tin chéo giữa đại lý bảo hành và doanh nghiệp đã mất khá nhiều thời gian.

Và đây chính là lúc bạn cần đến một giải pháp bảo hành điện tử phù hợp cho quy mô, hoạt động của công ty.

>>> Tìm hiểu thêm về giải pháp QR Code bảo hành điện tử của iCheck

2. Lựa chọn giải pháp bảo hành phù hợp

Sau khi đã rà soát lại quy trình hiện có, doanh nghiệp dễ dàng có cái nhin tổng thể về khâu bảo hành của mình từ đó có thể tìm ra giải pháp phù hợp. Hiện nay trên thị trường, các phần mềm bảo hành được tích hợp với các phần mềm quản lý bán hàng để ngay khi sản phẩm được xuất kho thành công, phần mềm này sẽ tự động tạo ra các phiếu bảo hành tương ứng riêng biệt cho từng sản phẩm. Đây là phiếu điện tử, lưu trữ thông tin khách hàng và sản phẩm. Sau này khi cần bảo hành, khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin cá nhân là đại lý có thể kiểm tra để bảo hành sản phẩm. Tuy nhiên cách thức này chỉ phù hợp với kênh bán hàng offline, với kênh bán online thì việc ứng dụng thể dễ gây khó khăn trong kiểm soát thông tin người mua.

Trong khi đó, giải pháp bảo hành điện tử bằng QR Code hoàn toàn có thể áp dụng được cho cả kênh bán hàng online và offline, nhờ việc “đẩy” phần việc kích hoạt bảo hành cho khách hàng. Cụ thể khách hàng quét mã QR trên sản phẩm để kích hoạt bảo hành và cung cấp thông tin mà không cần phải đi đến tận đại lý.

>>> Tìm hiểu thêm về cơ chế bảo hành của tem QR Code

3. Tận dụng dữ liệu bảo hành hiệu quả

Thông tin về khách hàng và sản phẩm mà họ kích hoạt bảo hành là kho dữ liệu quý giá nếu doanh nghiệp biết cách tận dụng. Ví dụ: Doanh nghiệp dựa vào dữ liệu này để có thể tính ra chu kỳ sản phẩm cần được bảo hành hoặc thay thế từ đó gửi thông báo tới khách hàng để kích thích nhu cầu của họ.

Về mặt quản lý, dữ liệu bảo hành được quản lý tập trung, cập nhật liên tục sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát vật tư bảo hành ở từng đại lý. Dựa vào dữ liệu bảo hành, doanh nghiệp có thể dễ dàng phát hiện trường hợp đại lý gian lận, khai khống số lượng vật tư cần thiết.

Tìm giải pháp phù hợp để quản lý bảo hành?

Việc tìm kiếm câu trả lời cho việc quản lý bảo hành có vẻ khó khăn và nan giải, nhưng iCheck luôn sẵn sàng trợ giúp doanh nghiệp. Chúng tôi là đơn vị cung cấp các giải pháp QR Code và Barcode dẫn đầu thị trường hiện nay với đa dạng giải pháp.

Case study tối ưu quy trình bảo hành cùng iCheck

https://www.youtube.com/watch?v=TCUYptrTCYw&t=6s

Liên hệ ngay với chúng tôi để tìm hiểu cách giải pháp bảo hành điện tử của iCheck có thể giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa và hợp lý hóa quy trình quản lý bảo hành.