DMS – Hệ thống quản lý kênh phân phối là gì?

Hệ thống DMS là gì

Hệ thống Distribution Management System (DMS) là một hệ thống quản lý kênh phân phối được sử dụng để quản lý quy trình, hoạt động và các thông tin liên quan đến việc phân phối sản phẩm từ nhà sản xuất đến các đại lý, nhà bán lẻ và khách hàng cuối cùng.

Các hoạt động này khá đa dạng, đơn giản nhất là các hoạt động quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng ngoài thị trường tốt hơn như mở rộng kênh phân phối, cập nhật tình hình tại các điểm phân phối, đẩy nhanh xử lý đơn hàng và giao hàng… 

 

Một hệ thống DMS thông thường sẽ bao gồm 2 phần:

Hệ thống quản lý dành cho doanh nghiệp: Đây sẽ là trung tâm quản lý chính của toàn bộ hệ thống DMS. Hệ thống quản lý có nhiệm vụ tiếp nhận đơn hàng gửi về, xử lý đơn hàng, giám sát nhân viên bán hàng và cung cấp báo cáo bán hàng.

Ứng dụng trên điện thoại dành cho nhân viên thị trường: Ứng dụng được kết nối với hệ thống DMS có nhiệm vụ hỗ trợ nhân viên thị trường thực hiện các nhiệm vụ bán hàng hiệu quả hơn nhờ các tính năng như: xây dựng tuyến bán hàng, lên list công việc, ghi nhận đơn hàng cho đại lý,…

Hệ thống quản lý nhà phân phối (DMS) hiện là một thành phần cơ bản trong lộ trình tiếp cận thị trường của bất kỳ công ty nào có kênh phân phối dựa vào sale thị trường.

DMS giúp quản lý chuỗi cung ứng giữa Nhà sản xuất và vô số Nhà phân phối bằng cách quản lý hiệu quả các hoạt động bán lẻ, xúc tiến thương mại, hàng tồn kho, hóa đơn, khiếu nại, thông tin chi tiết về cạnh tranh, v.v.

Doanh nghiệp nào cần sử dụng hệ thống DMS

Hệ thống DMS – Distribution Management System hữu ích cho một loạt các doanh nghiệp có hoạt động phân phối sản phẩm. Dưới đây là một số ví dụ về loại doanh nghiệp có thể cần sử dụng hệ thống DMS.

Doanh nghiệp sản xuất và phân phối

Các doanh nghiệp sản xuất, phân phối cần quản lý quy trình phân phối sản phẩm của mình từ nhà máy đến các đại lý của nhân viên sale, nhà bán lẻ hoặc khách hàng cuối cùng.

Hệ thống DMS giúp họ theo dõi và quản lý đơn hàng, lưu trữ thông tin về sản phẩm, quản lý kho và tồn kho, lập kế hoạch vận chuyển và tối ưu hóa hoạt động phân phối. Đồng thời quản lý hiệu quả của đội ngũ Sales/PG đi thị trường.

Các công ty logistics

Các công ty logistics hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển và giao hàng cũng có thể tận dụng hệ thống DMS để quản lý lịch trình vận chuyển, theo dõi hàng hóa trong quá trình vận chuyển, quản lý tài liệu liên quan đến vận chuyển và cung cấp báo cáo về hoạt động.

Các doanh nghiệp bán lẻ

Các doanh nghiệp bán lẻ có thể sử dụng hệ thống DMS để quản lý quá trình nhập hàng, kiểm soát hàng tồn kho, lên kế hoạch đặt hàng, quản lý các đại lý hoặc chi nhánh và cung cấp các dịch vụ tốt hơn cho khách hàng cuối cùng.

Các doanh nghiệp có mô hình bán hàng nhiều cấp bậc

Các doanh nghiệp đa cấp bậc hoạt động với mạng lưới đại lý và nhà phân phối cần hệ thống DMS để quản lý các mức độ và quyền truy cập của đại lý, theo dõi doanh số bán hàng và thưởng, và tối ưu hóa quá trình phân phối.

Hệ thống DMS hữu ích cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối sản phẩm, bao gồm nhà sản xuất, nhà phân phối, công ty logistics, doanh nghiệp bán lẻ và doanh nghiệp có mô hình đa cấp bậc. 

Khi doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm DMS vào hệ thống phân phối của mình thì các bộ phận nhân sự sau đây sẽ là người trực tiếp sử dụng hệ thống này:

• Nhân viên bán hàng – Salesman.
• Giám sát bán hàng – SS.
• Quản lý cấp vùng\miền – RSM, ASM, TSM, NSM.
• Giám đốc kinh doanh – CCO.
• Kế toán bán hàng hoặc thủ kho – Sales Accountant.
• Lãnh đạo công ty – Executive Board.

Giải pháp DMS có những tính năng chính gì?

Quản lý đơn hàng: DMS cho phép ghi nhận, xử lý và theo dõi các đơn hàng từ khâu đặt hàng đến giao hàng. Hệ thống DMS sẽ cung cấp khả năng quản lý lịch trình giao hàng, phân bổ tài nguyên. Đặc biệt, đối với các hệ thống DMS quản lý theo từng đơn vị sản phẩm có khả năng. 

Quản lý kho: Hệ thống DMS giúp theo dõi và kiểm soát tồn kho, đảm bảo sẵn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng giúp tối ưu hóa quy trình nhập kho và xuất kho.

Quản lý thông tin khách hàng: DMS cung cấp khả năng quản lý thông tin khách hàng, bao gồm danh sách khách hàng, lịch sử mua hàng, thông tin liên lạc và địa chỉ giao hàng. Điều này giúp cải thiện quản lý quan hệ khách hàng và tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Quản lý hoạt động của nhân viên sale thị trường: toạ độ nhân viên, hành trình chăm sóc, thời gian thực hiện chăm sóc, thông tin cửa hàng, hình ảnh trưng bày, theo dõi KPI nhân viên. 

Phân tích và báo cáo: DMS cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu và báo cáo, giúp xác định các xu hướng, hiệu suất và vấn đề trong quá trình phân phối. Nó cung cấp thông tin chi tiết về doanh số bán hàng, tồn kho, hiệu làm việc của sale, từ đó giúp ra quyết định chiến lược và cải thiện quá trình kinh doanh.

 

Tùy thuộc vào nhà cung cấp và yêu cầu cụ thể, hệ thống DMS còn có thể có thêm nhiều tính năng bổ sung như tích hợp hệ thống thanh toán, quản lý truy xuất nguồn gốc hàng hóa, tích hợp với hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) và các ứng dụng khác để tạo ra một hệ thống quản lý toàn diện cho quá trình phân phối.

Lợi ích hệ thống DMS mang lại cho doanh nghiệp

Tối ưu hóa hiệu quả làm việc của Sale thị trường: Kiểm soát hoạt động đi tuyến trên bản đồ GPS, từ đó nâng cao khả năng đi tuyến, bán hàng và mở mới điểm bán.

Kiểm soát & Mở rộng thị phần, độ phủ: Cung cấp báo cáo trực quan dạng bản đồ nhiệt về mức độ bao phủ điểm bán trên thị trường, khả năng phủ hàng hóa trên từng khu vực.

Quản lý hoạt động bán hàng: Theo dõi doanh thu, doanh số, đơn hàng được đội ngũ Sales gửi về (app dms) hay do chủ điểm bán đặt hàng trực tiếp (app Retail).

Quản lý chương trình Trade Marketing: Theo dõi việc thực hiện và triển khai các chương trình trưng bày – trả thưởng – khuyến mãi tới từng điểm bán lẻ

iCheck DMS – giải pháp DMS đầu tiên trên thị trường quản lý tới từng đơn vị sản phẩm

Nếu Quý khách đang tìm kiếm giải pháp DMS để tích hợp vào hệ thống phân phối của mình thì iCheck DMS là một lựa chọn không thể bỏ qua. iCheck DMS là giải pháp chuyên biệt hỗ trợ các doanh nghiệp kiểm soát hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, giúp giám sát hoạt động của nhân viên bán hàng, đồng bộ dữ liệu và cập nhật thông tin xuyên suốt chuỗi cung ứng, từ nhà sản xuất đến mỗi nhà phân phối và điểm bán lẻ.

Đặc biệt, giải pháp DMS của iCheck tiên phong trên thị trường có thể quản lý tới từng đơn vị sản phẩm. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng tích hợp thêm các giải pháp khác nhằm quản lý chặt chẽ tình trạng phân phối sản phẩm, tính tồn kho tại các điểm bán. 

Các tính năng chính của iCheck DMS

Tính năng quản lý bán hàng

• Thiết lập kế hoạch bán hàng chi tiết, nhanh chóng. Cấp quản lý nắm được chỉ tiêu, tiến trình công việc hằng ngày, hằng tháng…
• Quản lý đơn hàng 24/7, tạo và theo dõi đơn hàng trên thiết bị di động. Tất cả các đơn hàng đều được định vị GPS để xác nhận tính chính xác của đơn hàng.
• Quản lý hoạt động trưng bày và thực hiện chấm điểm trưng bày sản phẩm
• Quản lý các dữ liệu khảo sát và khiếu nại từ khách hàng
• Cung cấp đầy đủ thông tin của doanh nghiệp: Catalogue, Promotion.

Tính năng quản lý nhân viên bán hàng

• Quản lý lộ trình nhân viên bán hàng, tối ưu tuyến bán hàng.
• Xác định vị trí ghé thăm và lộ trình của nhân viên bán hàng thông qua thiết bị di động được kết nối mạng (wifi, 3G 4G) và tích hợp bản đồ số (Google Maps).
• Thiết lập KPI/ tiêu chí đánh giá nhân viên, đưa ra các chính sách khen thưởng, khuyến khích thích hợp cho nhân viên.
• Hỗ trợ phát triển thị trường, mở mới điểm bán đến từng địa phương
• Chuẩn hóa quy trình chăm sóc đại lý, khách hàng loyalty cho nhân viên bán hàng

Tính năng quản lý tồn kho và hình ảnh sản phẩm ngoài thị trường.

• Phân loại kho theo chức năng sử dụng, quản lý kho theo từng nhà phân phối với nhiều đơn vị tính nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm kê hàng hóa tồn đọng tại doanh nghiệp và các nhà phân phối.
• Tính năng quy đổi đơn vị tính thuận tiện cho việc quản lý sổ sách kế toán.
• Kiểm kê tồn kho tại điểm bán, ghi nhận theo thời gian thực.
• Quét mã vạch sản phẩm (mã Barcode hoặc QRcode), nhân viên kinh doanh chỉ cần dùng điện thoại di động quét mã sản phẩm để truy xuất thông tin sản phẩm hoặc tìm kiếm nhanh theo tên hoặc mã kho.
• Báo cáo hàng tồn ngoài thị trường theo từng khách hàng. Xác định được tốc độ tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp trên thị trường
• Quản lý hình ảnh hàng hóa ngoài thị trường. Chụp hình ảnh cửa hàng, việc trưng bày sản phẩm thực tế tại điểm bán gửi về hệ thống công ty.

Tính năng quản lý nhà phân phối, điểm bán và tiếp nhận thông tin khách hàng

• Hỗ trợ quản lý thông tin của từng nhà phân phối, điểm bán bao gồm: Mã khách hàng, tên, địa chỉ, khu vực phân phối, danh sách điểm bán thuộc nhà phân phối, trạng thái hoạt động…
• Quản lý lịch sử mua bán, công nợ, số lượng sản phẩm đã tiêu thụ, số lượng sản phẩm trả về; tần suất nhân viên kinh doanh ghé thăm, hình ảnh, số lượng sản phẩm tồn kho cập nhật gần nhất của nhà phân phối, điểm bán.

Thông qua bài viết này, iCheck đã chia sẻ về giải pháp DMS là gì? Các tính năng chính cũng như lợi ích mà giải pháp DMS mang lại cho doanh nghiệp. Quý doanh nghiệp có nhu cầu triển khai DMS quản lý hoạt động phân phối hàng hóa và quản lý hiệu suất của sale thị trường với iCheck DMS, vui lòng liên hệ hotline 0902 195 488 – 0974 195 488 để được tư vấn miễn phí.