GLN là gì, đăng ký mã GLN tại địa chỉ nào?

Công ty cổ phần iCheck hiện đang cung cấp các giải pháp đăng ký mã số mã vạch trong đó có mã vạch nội bộ, mã GS1 và cả mã GLN. Qúy doanh nghiệp có thể tham khảo các dịch vụ trên tại iCheck và nhận những ưu đãi không có ở bất kì đâu.

GLN phân định cái gì?

GLN là mã số đơn nhất toàn cầu có thể được sử dụng để truy cập dữ liệu chủ về địa điểm. GLN có thể phân định bất kì một bên hay địa điểm nào có thể gán địa điểm như:

Các cơ quan hợp pháp: toàn bộ các công ty, nhà thầu phụ hay các bộ phận như nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng, nhà vận chuyển…

Các vị trí địa lý: một phòng cụ thể trong một tòa nhà, một kho hàng hay cổng của một kho hàng, điểm giao vận, điểm chuyển vận…

Các vị trí mang tính chức năng: một phòng đặc thù với một chức năng hợp pháp (ví dụ: phòng kế toán), một hòm thư hoặc một tệp dữ liệu với một máy vi tính.

Thông tin gì đi kèm?

GLN là chìa khóa tham khảo để gọi thông tin ra từ cơ sở dữ liệu như:

• Tên của bên tham gia
• Địa chỉ bưu điện
• Dạng vị trí (trung tâm sản xuất, nhà kho, nơi bán hàng, cơ quan đầu não)
• Khu vực
• Số điện thoại, fax
• Người liên lạc
• Thông tin về tài khoản trong ngành hậu cần.
• Tiểu sử của công ty
• Số phòng
• Số vào
• Số lãi.

Xem thêm: Tìm hiểu mã vạch 1D và cách hoạt động của chúng

Đặc điểm và cấu trúc của mã GLN

GLN, giống như mã số toàn cầu phân đinh thương phẩm EAN (Gtin – Global Trade Item Number), là đơn nhất, không mang tính hàm ý, áp dụng trên phạm vi toàn cầu và đã có các quy tắc chặt chẽ cho mã này. GLN luôn có những đặc điểm sau:

• Dạng chữ số;
• Có chiều dài cố định 13 chữ số;
• Kết thúc với một số kiểm tra, số này đảm bảo việc đọc dữ liệu chính xác.

Cấu trúc: Cấu trúc của GLN đảm bảo rằng mã số đó là đơn nhất và dễ hiểu trên phạm vi toàn thế giới (tham khảo TCVN 7199 để biết thêm thông tin chi tiết).

Sự khác nhau giữa mã GLN và GTIN

Các lợi ích của GLN

Trao đổi dữ liệu điện tử

GLN là khái niệm cơ bản trong EDI, cung cấp khả năng phân định đơn nhất toàn cầu cần thiết cho trao đổi thông tin kinh doanh an toàn trên mạng cũng như phân định rõ tất cả các thực thể pháp nhân, các địa điểm tự nhiên/ địa điểm hoạt động được mô tả trong tài liệu kinh doanh. GLN bảo đảm trao đổi/ xử lý hiệu quả và chính xác vì tên, địa chỉ, thông tin về địa điểm riêng không cần trao đổi với mọi giao dịch. Thông tin cần thiết chỉ cần trao đổi một lần, được lưu trong hệ thống liên quan (ví dụ vào hệ thống Lập kế hoạch Nguồn lực của Doanh nghiệp) và sau đó được lấy ra bằng cách tham chiếu đến một GLN đơn nhất.

Đồng bộ hóa dữ liệu toàn cầu

Cùng với mã toàn cầu phân định thương phẩm GTIN, GLN đóng vai trò quan trọng và bắt buộc trong GDSN. GLN được dùng để phân định chủ dữ liệu/ nhà cung cấp thông tin, nhà phân phối, nhà môi giới, nhà sản xuất cũng như các thực thể pháp nhân, địa điểm tự nhiên. Việc sử dụng GLN theo cách thức này sẽ tạo thuận lợi cho việc công bố và thuê bao thông tin suốt mạng lưới và cung cấp dữ liệu chủ cho GDSN.

Thu nhận dữ liệu hiệu quả

Giống như tất cả các mã phân định khác, GLN có thể được mã hóa vào mã vạch hoặc mã EPC/RFID để thu nhận hiệu quả. Có hai ứng dụng phổ biến là:

1) Mã hóa GLN vào mã vạch GS1-128 làm một phần trên nhãn GS1 Logistic cho ứng dụng quét và xếp hàng tự động hoặc giao hàng nhanh.

2) Tất cả các điểm đọc trong chuỗi cung ứng được tạo thuận lợi bởi EPC/RFID sẽ được phân định bằng GLN do đó sẽ cung cấp tính minh bạch toàn bộ khi vật phẩm/ hàng gửi di chuyển suốt chuỗi cung ứng.

Bằng việc sử dụng Hệ thống GS1, việc chuyển hàng đến một địa điểm nào đó sẽ được thể hiện dễ dàng ở dạng mã vạch hoặc thẻ EPC/RFID qua đó có thể chính xác và nhanh chóng nhập vào hệ thống nội bộ của công ty. Điều này tạo thuận lợi cho quá trình gửi hàng hiệu quả, kết nối hàng gửi tới nơi đến chủ định của nó. Khi tất cả thành viên trong chuỗi cung ứng đều cấp GLN, vị trí hiện tại và trước đó của vật phẩm hay hàng gửi đều có thể thấy rõ.

GLN có thể sử dụng như một mã nội bộ

GNL và mã vạch nội bộ có thể nói là trợ thủ đắc lực của doanh nghiệp trong hoạt động quản lý kinh doanh nội bộ.

Mọi công ty đều có thể thiết kế hệ thống và cấu trúc mã nội bộ để phân định các địa điểm liên quan đến yêu cầu hoạt động của họ. Mặc dù giải pháp nội bộ có vẻ dễ và nhanh nhất, nhưng khi trao đổi thông tin giữa các máy vi tính của các công ty khác nhau sẽ phát sinh vài vấn đề như:

• Trùng nhau: hai hoặc nhiều bên thương mại có thể cùng sử dụng một mã để phân định các địa điểm của họ;

• Phức tạp: mã nội bộ có cấu trúc và định dạng khác nhau khiến các chương trình ứng dụng phức tạp hơn và việc thay đổi ứng dụng sẽ kèm theo chi phí;

• Mang tính hàm ý: các mã nội bộ chứa thông tin liên quan đến địa điểm ngay trong cấu trúc mã sẽ trở nên khó xử lý vì cấu trúc mã nội bộ mở ra các ý nghĩa mới lộn xộn.

Việc sử dụng GLN cung cấp cho công ty một phương pháp phân định địa điểm trong và ngoài phạm vi của công ty và có đặc điểm là:

• Đơn nhất: với một cấu trúc đơn giản tạo thuận lợi cho việc xử lý và truyền dữ liệu;

• Đa lĩnh vực: kí tự không hàm ý của GLN cho phép phân định mọi địa điểm và tiếp theo

là mọi hoạt động kinh doanh không tính đến hành động của nó;

• Quốc tế: GLN là đơn nhất trên toàn cầu. Hơn thế, mạng lưới quốc tế của các GS1 thành viên ở hơn 100 nước sẽ hỗ trợ bằng ngôn ngữ địa phương các vấn đề liên quan.