Cách tạo mã vạch cho sản phẩm sau khi đăng ký GS1

Sau khi được cấp mã doanh nghiệp GS1, doanh nghiệp cần tạo mã số cho từng sản phẩm trước khi sinh mã vạch và in lên bao bì. Việc tạo mã đúng quy tắc giúp sản phẩm được nhận diện chính xác trong hệ thống bán lẻ, kho vận và chuỗi cung ứng.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn từng bước cách tạo mã vạch sau khi đăng ký GS1, từ tạo GTIN cho từng sản phẩm đến in mã vạch lên bao bì và quản lý danh mục mã.

Sau khi đăng ký GS1, doanh nghiệp nhận được gì?

Sau khi đăng ký mã số mã vạch GS1 thành công, doanh nghiệp được cấp mã doanh nghiệp GS1. Đây là phần mã định danh dùng để doanh nghiệp xây dựng mã số cho từng sản phẩm cụ thể.

Tuy nhiên, khi được cấp mã doanh nghiệp GS1, doanh nghiệp vẫn cần tự tạo mã sản phẩm, ghép thành GTIN.

Quy trình tạo mã vạch cho sản phẩm sau khi đăng ký GS1

Quy trình tạo mã vạch cho sản phẩm thường gồm các bước sau:

Được cấp mã doanh nghiệp GS1 → Tạo mã sản phẩm → Ghép thành GTIN → Tính số kiểm tra → Sinh mã vạch → In lên bao bì

Trong đó, tạo đúng GTIN cho từng sản phẩm là quan trọng nhất. Mã vạch chỉ là hình ảnh thể hiện dữ liệu GTIN dưới dạng các vạch để máy quét có thể đọc được.

Bước 1: Xác định mã sản phẩm

Mã sản phẩm, còn gọi là Item Reference, là phần mã do doanh nghiệp tự đặt để phân biệt từng sản phẩm trong danh mục hàng hóa.

Mỗi SKU cần có một mã riêng. Ví dụ, cùng một dòng nước giặt nhưng khác dung tích, mùi hương hoặc quy cách đóng gói thì thường cần được quản lý bằng các mã riêng biệt.

Khi đánh số sản phẩm, doanh nghiệp nên:

• Đánh số theo thứ tự rõ ràng.
• Không dùng chung mã cho các sản phẩm khác nhau.
• Lưu lại danh mục mã đã cấp để tránh trùng lặp.
• Thống nhất cách đặt mã ngay từ đầu nếu có nhiều SKU.

Bước 2: Tạo GTIN cho sản phẩm

GTIN là mã định danh thương phẩm toàn cầu, dùng để nhận diện sản phẩm trong bán lẻ và chuỗi cung ứng. Sau khi có mã doanh nghiệp GS1 và mã sản phẩm, doanh nghiệp sẽ ghép các thành phần này để tạo thành GTIN.

Một GTIN thường gồm:

Ví dụ, doanh nghiệp có mã doanh nghiệp GS1, sau đó gán thêm mã sản phẩm cho từng SKU và tính số kiểm tra ở cuối để hoàn thiện GTIN. 

Doanh nghiệp không nên tự ghép mã tùy ý nếu chưa hiểu quy tắc, vì sai cấu trúc có thể khiến mã không hợp lệ hoặc khó quét trong hệ thống bán lẻ.

Bước 3: Chuyển GTIN thành mã vạch

Sau khi có GTIN, doanh nghiệp cần chuyển mã số này thành mã vạch phù hợp. Với sản phẩm bán lẻ thông thường, mã vạch được sử dụng phổ biến là EAN-13.

Ở bước này, doanh nghiệp cần:

• Chọn đúng chuẩn mã vạch theo mục đích sử dụng.
• Nhập GTIN vào phần mềm hoặc công cụ tạo mã vạch.
• Xuất file mã vạch với chất lượng đủ cao để in.
• Kiểm tra khả năng quét trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt.

Bước 4: In mã vạch lên bao bì sản phẩm

Kích thước và vị trí in

Mã vạch cần được đặt ở vị trí dễ quét, không bị gấp mép, cong quá nhiều hoặc che khuất bởi đường hàn bao bì. Kích thước mã cũng cần đủ lớn để máy quét đọc được.

Chất lượng in

Mã vạch nên có độ tương phản rõ ràng giữa vạch và nền. Tránh in mờ, nhòe, biến dạng hoặc đặt mã trên nền có quá nhiều họa tiết.

Kiểm tra khả năng quét

Trước khi in hàng loạt, doanh nghiệp nên test mã bằng máy quét hoặc thiết bị kiểm tra chuyên dụng. Việc này giúp phát hiện sớm lỗi in, lỗi kích thước hoặc lỗi dữ liệu.

Xem thêm: Tiêu chuẩn in mã vạch GS1 trên bao bì sản phẩm

Những nguyên tắc quan trọng khi tạo mã vạch

Mỗi SKU chỉ có một GTIN

Mỗi sản phẩm hoặc biến thể sản phẩm cần được gán một GTIN riêng để tránh nhầm lẫn trong bán lẻ và quản lý kho.

Không tái sử dụng GTIN sai quy định

Doanh nghiệp không nên lấy mã của sản phẩm cũ để gán cho sản phẩm khác, vì điều này có thể gây sai lệch dữ liệu trong hệ thống phân phối.

Thay đổi sản phẩm khi nào cần cấp mã mới?

Khi sản phẩm thay đổi về dung tích, khối lượng, quy cách đóng gói, công thức hoặc yếu tố ảnh hưởng đến giao dịch thương mại, doanh nghiệp có thể cần tạo GTIN mới.

Quản lý danh mục GTIN tập trung

Doanh nghiệp nên có một bảng hoặc phần mềm quản lý toàn bộ GTIN đã tạo, bao gồm tên sản phẩm, SKU, quy cách, ngày tạo mã và trạng thái sử dụng.

Những sai lầm phổ biến khi tạo mã vạch

Dùng cùng một mã cho nhiều sản phẩm

Đây là lỗi nghiêm trọng vì khiến hệ thống không phân biệt được từng sản phẩm khi quét mã.

Tạo GTIN không đúng cấu trúc

Nếu mã doanh nghiệp, mã sản phẩm hoặc số kiểm tra bị sai, mã có thể không hợp lệ khi sử dụng.

In mã vạch sai kích thước

Mã quá nhỏ, bị kéo giãn hoặc đặt trên bề mặt cong có thể làm giảm khả năng quét.

Không kiểm tra khả năng quét

Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện lỗi sau khi đã in bao bì hàng loạt, gây tốn kém chi phí chỉnh sửa.

Doanh nghiệp nên tạo mã vạch thủ công hay sử dụng phần mềm?

Với doanh nghiệp ít sản phẩm, việc tạo mã thủ công bằng bảng tính hoặc Excel có thể đáp ứng nhu cầu ban đầu. Tuy nhiên, khi SKU tăng lên, quản lý bằng file rời dễ gây trùng mã và sai sót thông tin. Để quản lý dữ liệu tập trung, doanh nghiệp có thể sử dụng giải pháp bên ngoài nhằm tự động hóa quy trình, đồng bộ thông tin và tối ưu vận hành.

Xem thêm: Công cụ tạo mã vạch online miễn phí dành cho doanh nghiệp

Câu hỏi thường gặp

Một doanh nghiệp được tạo bao nhiêu mã sản phẩm?

Số lượng mã phụ thuộc vào loại mã doanh nghiệp GS1 được cấp và nhu cầu quản lý sản phẩm.

Mỗi màu sắc hoặc dung tích có cần mã riêng không?

Có, nếu màu sắc, dung tích hoặc quy cách tạo thành một biến thể sản phẩm riêng trong giao dịch.

Có thể tự tạo GTIN không?

Có, doanh nghiệp có thể tự tạo GTIN theo đúng quy tắc GS1 sau khi được cấp mã doanh nghiệp.

Sau khi tạo GTIN thì làm gì tiếp?

Doanh nghiệp chuyển GTIN thành mã vạch, kiểm tra khả năng quét và in lên bao bì.

Có cần đăng ký thêm để in mã vạch không?

Thông thường không cần đăng ký thêm, nhưng mã phải được tạo và sử dụng đúng quy tắc GS1.

Kết luận

Sau khi được cấp mã doanh nghiệp GS1, doanh nghiệp cần tự tạo GTIN cho từng sản phẩm và chuyển đổi thành mã vạch phù hợp trước khi in lên bao bì. Việc tuân thủ đúng quy tắc GS1 giúp sản phẩm được nhận diện chính xác, hỗ trợ quản lý hàng hóa và đáp ứng yêu cầu của hệ thống bán lẻ.

Với doanh nghiệp có nhiều SKU hoặc cần quản lý dữ liệu tập trung, sử dụng phần mềm chuyên dụng sẽ giúp giảm sai sót, hạn chế trùng mã và tối ưu quy trình quản lý mã vạch sau đăng ký.

Cập nhật lần cuối: 10/08/2026