Tem Bảo Hành Điện Tử: Cách Mạng Trong Quản Lý Sản Phẩm

Trong giai đoạn chuyển đổi số toàn cầu hiện nay, các thiết bị điện tử đang dần thay thế vị trí của vật dụng truyền thống. Bắt kịp xu hướng này, các doanh nghiệp sản xuất và phân phối cũng dần chuyển sang sử dụng giải pháp bảo hành điện tử thay thế cho phiếu báo hành giấy bởi sự tiện lợi cũng như ưu điểm vượt trội của chúng. Chỉ với một thiết bị di động cũng có thể kích hoạt bảo hành sản phẩm dễ dàng, tiện lợi. Vậy thế nào là tem bảo hành điện tử? Hoạt động ra sao? Có sự khác biệt như thế nào với bảo hành truyền thống? Hãy cùng iCheck giải đáp thông qua bài viết dưới đây. 

1. Tem bảo hành điện tử là gì?

Khái niệm

Khi nhắc đến bảo hành điện tử, hẳn còn nhiều người vẫn đang mơ hồ chưa hiểu rõ về khái niệm của chúng. Tem bảo hành điện tử được xây dựng và quản lý bằng hệ thống điện tử, mỗi một sản phẩm sẽ được in và dán một mã code riêng. người tiêu dùng có thể kích hoạt bảo hành thông qua tin nhắn SMS hoặc mã QR có trên sản phẩm. Tem bảo hành này cũng được coi là một loại tem chống giả bởi chúng cung cấp thông tin liên quan như nguồn gốc xuất xứ sản phẩm, doanh nghiệp sản xuất,… 

Lợi ích

Doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn sử dụng tem bảo hành điện tử bởi chúng khắc phục được tối đa các mặt khiếm khuyết của phiếu bảo hành bằng giấy như dễ rách, nhàu nát, bong tróc…. Cùng với đó loại tem này cũng mang lại lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp và người tiêu dùng.

Đối với doanh nghiệp

• Tiết kiệm thời gian và nhân công cho doanh nghiệp bởi công nghệ được sử dụng trên tem
• Hạn chế được tối đa khả năng sai sót trong quá trình nhập liệu và chỉnh sửa thông tin so với nhập liệu thủ công
• Lưu trữ thông tin số lượng lớn trong thời gian dài
• Dễ dàng thống kê được dữ liệu khách hàng
• Tăng giá trị, độ uy tín của doanh nghiệp 

Đối với người tiêu dùng

Không chỉ mang đến lợi ích cho doanh nghiệp, tem bảo hành này còn mang lại lợi ích cho người tiêu dùng có thể kể đến như: 

• Người tiêu dùng không cần mang các giấy tờ, thủ tục rườm rà khi đi bảo hành sản phẩm
• Dễ dàng kiểm tra cũng như truy xuất thông tin hàng hóa
• Đảm bảo sản phẩm là hàng chính hãng, tiết kiệm thời gian khi mua hàng.

Loại tem này còn là cầu nối thông tin giữa người tiêu dùng và doanh nghiệp sản xuất, phân phối. Việc truy cập hệ thống bảo hành trở nên nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho cả doanh nghiệp và khách hàng. 

2. Cách thức hoạt động tem bảo hành điện tử

Bảo hành điện tử là một giải pháp hiện đại để quản lý và xác thực bảo hành sản phẩm thông qua các công nghệ số, thường sử dụng mã QR hoặc mã số tin nhắn SMS để kích hoạt bảo hành. Cách thức hoạt động chi tiết của tem này thay thế cho các tem bảo hành truyền thống diễn ra như sau: 

• Gắn tem lên sản phẩm: thông thường mẫu tem được sử dụng chứa mã số tin nhắn SMS hoặc mã QR Code
• Kích hoạt bảo hành: Người tiêu dùng có thể kích hoạt bảo hành thông qua quét mã QR Code hoặc nhắn tin SMS lên tổng đài bằng mã PIN dưới lớp phủ cào có trên tem bảo hành.
• Quản lý thông tin bảo hành: Thông tin bảo hành được lưu ngay khi kích hoạt, bao gồm ngày mua, thông tin bảo hành,…Khách hàng và nhà sản xuất có thể theo dõi và cập nhật thông tin bảo hành thông qua hệ thống điện tử.

3. Các loại tem bảo hành điện tử 

3.1 Tem bảo hành điện tử SMS 

Khái niệm: là tem sử dụng công nghệ mã số an ninh kết hợp với hệ thống tổng đài SMS đảm bảo tính bảo mật và chống sao chép. Kích hoạt và kiểm tra thông tin bảo hành bằng cách nhắn tin SMS theo cú pháp hướng dẫn trên tem. Thông tin bảo hành sản phẩm sẽ tự động lưu trên hệ thống sau khi khách hàng kích hoạt thành công.

Cấu tạo

• Bao gồm mã serial, lớp phủ cào, nội dung hướng dẫn nhắn tin qua tổng đài, thông tin doanh nghiệp.
• Mã serial được in dưới lớp phủ cào hoặc lớp phủ bạc để đảm bảo tính bảo mật.
• Chất liệu và kích thước có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp

Cách thức hoạt động

• Người tiêu dùng cào lớp phủ cào (phủ bạc) để nhận mã serial của sản phẩm
• Thực hiện gửi tin nhắn SMS cho tổng đài theo hướng dẫn được in trên tem để kích hoạt cũng như kiểm tra thông tin bảo hành
• Kết quả thông tin bảo hành sản phẩm được thông báo đến người tiêu dùng sau khi hệ thống xác thực. 

Ưu – nhược điểm

Ưu điểm:

• Tiện lợi cho người tiêu dùng: Không cần kết nối internet, chỉ cần sử dụng điện thoại động có thể kích hoạt và kiểm tra quá trình bảo hành sản phẩm.
• Cung cấp nhiều tính năng đa dạng: tích điểm đổi quà, tham gia các chương trình khuyến mãi thông qua tin nhắn SMS.

Nhược điểm:

• Kiểm tra bảo hành qua tin nhắn SMS gây tốn thời gian hơn việc quét trực tiếp mã QR Code
• Có thể phát sinh chi phí dịch vụ cho người tiêu dùng.

3.2 Tem bảo hành điện tử QR Code

Khái niệm: là tem thông minh được quản lý qua hệ thống công nghệ phần mềm điện tử ứng dụng công nghệ mã QR Code. Mỗi tem có QR Code riêng biệt đảm bảo tính bảo mật. Ngoài cung cấp thông tin sản phẩm, logo, thời hạn còn cung cấp nhiều thông tin hơn về sản phẩm như: xuất xứ, thành phần sản phẩm, tác dụng. 

Cấu tạo

• Mã serial sử dụng để quản lý tem và sản phẩm
• Mã QR code hở: Khách hàng tra cứu thông tin sản phẩm trước khi mua hàng khi quét mã
• Mã QR code phủ cào dùng để kích hoạt và kiểm tra bảo hành sản phẩm

Cách thức hoạt động

Bước 1: Kết nối internet

Bước 2: Cài đặt ứng dụng quét mã QR Code

Bước 3: Mở ứng dụng và dùng chế độ quét mã QR để quét tem QR Code được dán trên sản phẩm hàng hóa. Các thông tin bảo hành sẽ được hiển thị trên trang hệ thống của nhà sản xuất. 

Ưu – nhược điểm

Ưu điểm:  Nhanh chóng và thuận tiện: người tiêu dùng kiểm tra thông tin bảo hành chỉ cần quét trực tiếp mã QR có trên sản phẩm mà không cần thực hiện các bước phức tạp nào khác.

Nhược điểm: Yêu cầu sự kết nối Internet hoặc việc cài đặt ứng dụng trên điện thoại. Điều này giảm tính tiện lợi nếu như người dùng không truy cập vào Internet hoặc không muốn cài đặt thêm ứng dụng.

Tính năng chính

Tích hợp các tính năng khác như: xác thực hàng thật, hàng chính hãng, truy xuất nguồn gốc, quản lý số lượng tồn kho, quản lý hàng hóa, chống tình trạng tràn vùng lấn tuyến giữa các đại lý, thu thập dữ liệu khách hàng, tạo chiến dịch khuyến mãi online

3.3 Tem NFC

NFC hoạt động ở tần số 13.56 MHz, có phạm vi ngắn, thường dưới 10cm nên việc đánh cắp dữ liệu trở nên khó khăn hơn. Tem NFC dễ dàng tích hợp vào sản phẩm mà không cần nhiều thiết bị bổ sung và không phù hợp cho các ứng dụng cần quét hàng loạt hoặc khoảng cách xa. Hầu hết các smartphone hiện nay đều tích hợp NFC, người tiêu dùng có thể dễ dàng kiểm tra thông tin bảo hành sản phẩm tiêu dùng thông qua ứng dụng. 

3.4 Tem RFID

Tem RFID được sử dụng rộng rãi trong quản lý kho, chuỗi cung ứng, quản lý tài sản,…cần đầu đọc chuyên dụng.Thích hợp cho bảo hành sản phẩm công nghiệp, quản lý số lượng lớn sản phẩm và theo dõi trong chuỗi cung ứng. 

4. Quy trình các bước triển khai tem bảo hành điện tử

Quy trình triển khai có thể thay đổi tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng của doanh nghiệp nhưng nhìn chung sẽ bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu, nhu cầu của doanh nghiệp  

Đây là giai đoạn quan trọng để xác định phương thức triển khai phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu cụ thể của việc triển khai, đánh giá được nhu cầu của doanh nghiệp cũng như của khách hàng và chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín. Xác định được phương án triển khai là bước đầu giúp doanh nghiệp nhìn ra được bức tranh tổng quát và lựa chọn phù hợp cho sản phẩm của doanh nghiệp. 

Bước 2: Lựa chọn giải pháp để triển khai

Thiết kế tem bảo hành với các thông tin: mã QR, mã vạch, thông tin doanh nghiệp,…Đảm bảo tem có khả năng chống giả mạo.

Phát triển hệ thống phần mềm:

• Triển khai trên trên website:

Doanh nghiệp xây dựng hệ thống website bảo hành điện tử riêng để khách hàng có thể truy cập kiểm tra, kích hoạt, báo lỗi các vấn đề liên quan đến chức năng bảo hành điện tử. Hệ thống website bảo hành có thể tích hợp vào website của doanh nghiệp, cập nhật đầy đủ các thông tin liên quan đến hoạt động bảo hành, ví dụ: hướng dẫn, tra cứu, liên hệ, hình ảnh,…

• Triển khai bảo hành qua tin nhắn SMS

Phần mềm bảo hành điện tử tích hợp SMS bao gồm các tính năng cơ bản sau:

• Quản lý danh sách sản phẩm bằng mã serial đã in tem phủ cào
• Cấu hình cú pháp SMS 
• Cấu hình nội dung tin nhắn thông báo sau khi nhắn tin thành công/thất bại
• Lưu trữ danh sách tin nhắn khách hàng, thông tin lịch sử, sản phẩm, thông tin khách hàng trong hệ thống.

Bước 3: In ấn và triển khai

In tem bảo hành theo thiết kế đã được doanh nghiệp phê duyệt trước đó, đảm bảo chất lượng in ấn cao và có độ bền vững tốt. Tiến hành dán tem bảo hành lên sản phẩm trước khi đưa chúng ra ngoài thị trường.

Bước 4: Vận hành giải pháp

Doanh nghiệp theo dõi và cập nhật thông tin bảo hành lên trên hệ thống. Đồng thời đảm bảo xử lý các yêu cầu bảo hành của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nâng cấp hệ thống khi cần thiết để cải thiện hiệu quả và chức năng. 

5. Giá in tem bảo hành điện tử bao nhiêu

Giá in tem bảo hành điện tử có thể dao động tùy thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng tem cần in, chất liệu sử dụng, độ phức tạp của thiết kế, và các tính năng bảo mật kèm theo. Dưới đây là một số mức giá tham khảo:

Kích thước tem:

• Tem nhỏ (10x15mm): Giá rẻ nhất, dao động từ 300 – 1.000đ/tem tùy chất liệu.
• Tem trung bình (15x20mm): Giá cao hơn tem nhỏ, khoảng 500 – 2.000đ/tem.
• Tem lớn (20x30mm): Giá cao nhất, từ 700 – 2.500đ/tem.

Chất liệu tem:

• Decal vỡ: Rẻ hơn, phổ biến cho mục đích niêm phong, bảo hành. Giá từ 300 – 1.000đ/tem.
• Nhựa PVC: Bền hơn, thường dùng cho tem cao cấp, in ấn phức tạp. Giá từ 1.000 – 2.500đ/tem.

Số lượng tem:

• In càng nhiều càng rẻ: Giá giảm theo thang bậc. 

6. Khác biệt giữa bảo hành truyền thống – bảo hành điện tử

Như đã nói, bảo hành điện tử chiếm ưu thế vượt trội, tiện lợi hơn so với bảo hành truyền thống. Đối với bảo hành điện tử, việc kích hoạt và kiểm tra bảo hành sản phẩm diễn ra nhanh chóng, thuận tiện và đơn giản hơn rất nhiều. 

Nếu như tem bảo hành truyền thống chỉ chứa thời gian sản phẩm xuất kho tính theo tháng, năm và chỉ có tác dụng hiển thị thời gian bảo hành của sản phẩm, không xác minh được chính hãng cũng như thông tin sản phẩm thì tem bảo hành điện tử lại hiện đại và tiên tiến hơn khi chứa mã QR Code và mã số serial được mã hóa với tác dụng kích hoạt bảo hành sản phẩm, tra cứu thông tin về sản phẩm, thời gian bảo hành được thao tác hoàn toàn trên smartphone nhanh gọn, tiện lợi.

7. Giải pháp tem bảo hành điện tử tại iCheck

Với nhiều năm kinh nghiệm, iCheck là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp bảo hành điện tử hàng đầu tại Việt Nam. Đội ngũ chuyên gia về số hóa và bảo hành điện tử bằng mã QR hỗ trợ tư vấn triển khai giải pháp 24/7. Tem bảo hành QR Code iCheck cho phép quản lý tự động tình trạng bảo hành của sản phẩm, ghi nhận các trạng thái từ kích hoạt đến hoàn thành và thay đổi thông tin, đồng thời cung cấp các thống kê chi tiết về bảo hành, phân phối và đơn hàng. Hệ thống này cũng hỗ trợ doanh nghiệp đồng bộ thông tin tại các điểm bảo hành, chỉ định điểm bảo hành phù hợp, và phân quyền quản lý để nắm rõ thông tin hỗ trợ khách hàng. Với việc tự động thu nhận thông tin khách hàng qua quét mã QR, báo cáo chi tiết về thời gian kích hoạt, thời gian hết hạn, và lịch sử bảo hành, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và tối ưu hoá hoạt động chăm sóc khách hàng. Hơn nữa, tem bảo hành điện tử của iCheck tích hợp nhiều tính năng trên một mã QR duy nhất, giúp chống giả, truy xuất thông tin và quản lý phân phối, mang lại lợi ích đáng kể trong việc tăng doanh thu, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả marketing. iCheck là đối tác của hơn 25.00 doanh nghiệp trên khắp cả nước, trong đó có những khách hàng tiêu biểu như Koffmann, Lanaform, Carfu đã sử dụng và hài lòng với giải pháp bảo hành điện tử của iCheck

Tem bảo hành điện tử là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp bảo vệ tối ưu quyền lợi của khách hàng cũng như tăng độ tin cậy và nâng cao uy tín của thương hiệu. Việc mua hàng của người tiêu dùng dần trở nên dễ dàng hơn khi các sản phẩm đều sử dụng loại tem bảo hành này.