QR Code “giải cứu” nỗi lo tràn hàng của doanh nghiệp

Khi đưa sản phẩm ra thị trường tiêu thụ, doanh nghiệp luôn đối mặt với rất nhiều thách thức. Họ không chỉ đối đầu với “địch ngoài” trước vấn nạn sản phẩm bị làm giả một cách trắng trợn, mà còn phải tìm cách chống “thù trong” khi tình trạng sản phẩm bị phân phối tràn vùng chưa được kiểm soát, khiến doanh thu bị giảm sút, lượng hàng hóa thất thoát ngày càng tăng, mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đại lý trở nên căng thẳng hơn bao giờ hết.

Doanh nghiệp đau đầu trước hiện tượng “tràn hàng”

Các doanh nghiệp sản xuất và phân phối hàng hóa thường phải đầu tư nhiều nguồn lực cho việc sản xuất và phân phối sản phẩm ra thị trường. Tuy nhiên, sau khi tổng kết lại doanh thu, doanh nghiệp thường gặp trường hợp số lượng hàng hóa được đưa ra thị trường và các kênh phân phối bị sai lệch so với kế hoạch ban đầu, thậm chí lượng hàng hóa thất thoát còn không ngừng tăng. Đây chính là hiện tượng tràn hàng mà nhiều doanh nghiệp hiện nay đang đau đầu tìm cách đối phó.

Hiện tượng tràn hàng xảy ra bắt nguồn từ việc doanh nghiệp áp dụng các mức giá phân phối khác nhau cho đại lý, tùy theo nhiều yếu tố như khoảng cách địa lý từ kho phân phối đến điểm bán hay số lượng hàng bán được. Trong quá trình phân phối, thông tin về mức chiết khấu này có thể bị lọt ra ngoài khiến cho nhiều đại lý nảy ra ý tưởng “bắt tay” với đại lý giá thấp hơn để lấy hàng và bán ra thị trường, làm cho hàng hóa của doanh nghiệp bị thất thoát so với dự kiến. Doanh nghiệp cũng không thể tính toán chính xác về số lượng sản phẩm được tiêu thụ thực tế ở từng đại lý phân phối, dẫn tới sai lệch khi dự toán về sản lượng tiêu thụ từng điểm và không quản lý được đường đi của sản phẩm.

Ngoài ra, khi nhà sản xuất thiết lập nhiều kênh phân phối cùng lúc, không thiếu trường hợp các đại lý tăng giá bán cao hơn mức giá mà doanh nghiệp ấn định tùy vào cung cầu thị trường để chuộc lợi. Các đại lý cũng có rất nhiều chiêu trò tranh giành khách, cạnh tranh không lành mạnh mà doanh nghiệp khó có thể kiểm soát triệt để. Điều này đã gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới chính thương hiệu và uy tín của nhà sản xuất, thậm chí người tiêu dùng cũng là “nạn nhân” của những cuộc chiến tranh giành “lợi nhuận” của những đại lý phân phối. Thậm chí, nếu hiện tượng tràn hàng không được khắc phục kịp thời cũng có thể gây ra hiện tượng “sốt ảo”, “ùn tắc” hay “khan hiếm ảo” hàng hóa trong một giai đoạn nhất định. Điều này sẽ khiến cho người tiêu dùng có tâm lý bất ổn sản phẩm về giá cả thị trường.

Nhìn chung, nguyên nhân cốt lõi dẫn tới tình trạng tràn hàng là do việc truyền thông giữa doanh nghiệp và các đại lý chưa đủ tốt. Đôi bên chưa có tiếng nói chung trong việc thống nhất mục tiêu, kế hoạch cung cấp sản phẩm. Bên cạnh đó, quy trình quản lý của nhà sản xuất còn lỏng lẻo, nhiều lỗ hổng, bộc lộ sự đuối sức khi mở rộng nhiều kênh phân phối, mất kiểm soát lượng hàng hóa tuồn ra thị trường. Đứng trước tình trạng này, doanh nghiệp cần phải chủ động tìm tòi và thay đổi cách thức quản lý vận hành giữa các đại lý phân phối để tối ưu hiệu quả.

>> Xem thêm: Làm thế nào để tiết kiệm chi phí quản lý do tràn hàng?

Liều thuốc điều trị “cơn đau đầu” tràn hàng của doanh nghiệp?

Doanh nghiệp càng mở rộng mạng lưới phân phối, tình trạng tràn hàng càng trở nên khó kiểm soát. Nhà sản xuất có nhiều cách để khắc phục, như tiến hành phân tích vẽ đường đi của sản phẩm theo từng kênh đại lý dựa theo đặc điểm địa lý và số liệu báo cáo, trực tiếp cử đại diện đi kiểm tra chéo các kênh, đưa ra các mức xử lý cho những đại lý làm trái quy định phân phối hàng hóa,… Cũng có doanh nghiệp áp dụng cách thức thủ công hơn để chống tràn hàng như thay đổi bao bì hoặc ký hiệu đặc biệt lên bao bì sản phẩm nhằm phân biệt sản phẩm này phân phối cho bên đại lý nào. 

Tuy nhiên trên thực tế, các giải pháp này chưa mang lại hiệu quả rõ rệt và tốn nhiều thời gian, công sức, tiền bạc. Vì thế nhiều doanh nghiệp lớn đã chủ động tìm đến những ứng dụng công nghệ để quản lý và kiểm soát hệ thống phân phối của mình; ví dụ như sử dụng tem QR code quản lý phân phối để số hóa toàn bộ quy trình đưa sản phẩm ra thị trường theo nhiều đối tượng khác nhau ( đại lý, nhà phân phối, khu vực). Hiện tại trên thị trường, iCheck là một trong những công ty công nghệ tiên phong phát triển và cung cấp giải pháp này. 

Tính năng quản lý lô tem, lô hàng phân phối với hệ thống chuyên nghiệp

QR Code quản lý phân phối của Công ty CP iCheck sẽ được gắn trên từng sản phẩm hoặc lô hàng, tùy theo cách doanh nghiệp lựa chọn phân phối. QR Code này sẽ định danh và mã hóa dữ liệu của từng đơn vị phân phối. Khi tiến hành phân phối cho các đại lý, doanh nghiệp sẽ tiến hành kích hoạt tem và phân phối trên hệ thống cho từng khu vực/kênh phân phối/đại lý bằng ứng dụng QR Check. Đây là ứng dụng điện thoại được công ty CP iCheck phát triển riêng biệt dành cho doanh nghiệp, khi cần thực hiện các tác vụ liên quan tới quản lý QR Code và các giải pháp QR Code do iCheck phát hành. 

Sau khi doanh nghiệp tiến hành quét tem để kích hoạt, trên hệ thống sẽ hiển thị popup hai hình thức phân phối để họ có thể lựa chọn: Phân phối định không định tuyến (cho phép doanh nghiệp phân phối đè các sản phẩm qua nhiều đại lý theo nhiều cấp mà không cần thu hồi), phân phối định tuyến (doanh nghiệp sẽ phân phối sản phẩm cho từng đại lý một, rồi tiến hành thu hồi về lô tổng mới tiến hành phân phối tiếp đến các đại lý sau). Khi hoàn thành thao tác phân phối cho từng đại lý, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra lại thông tin từng lô theo mã QR code hoặc số serial để xác thực thông tin tại các đại lý, cửa hàng.

Sau khi lô hàng cập bến tới kênh phân phối, phía đại lý cũng có thể sử dụng app QR Check để quét tem xác nhận và kiểm tra thực tế lô hàng có đúng số lượng, sản phẩm như kế hoạch đã chốt hay không. Hệ thống quản lý của iCheck cho phép phân quyền thành chia nhiều cấp trong hệ thống phân phối (nhân viên, bán hàng, đại lý, điểm bán… ) để chủ động thao tác. Nếu như có sai sót, phía đại lý có thể tiến hành hoàn hàng hoặc từ chối nhận hàng. Hệ thống cảnh báo thời gian thực về tình trạng phân phối hàng hóa sẽ thông tin ngay cho phía doanh nghiệp để kiểm tra chéo và xử lý kịp thời.

Đồng thời, hệ thống iCheck hỗ trợ quản lý cho tới tận tay người tiêu dùng. Khi khách hàng mua hàng và quét mã, hệ thống ghi nhận dữ liệu nhanh chóng về vị trí của khách hàng, cũng như mã tem phân phối cho từng đại lý. Nếu sản phẩm không thuộc đúng khu vực mà doanh nghiệp đã phân phối cho đại lý, hệ thống QR Check sẽ cảnh báo tràn hàng tức thời cho doanh nghiệp. Dựa vào dãy số serial (mã quản lý mà doanh nghiệp sẽ sử dụng để quản lý sản phẩm của mình sau khi phân phối), họ có thể nắm được tình trạng phân phối hàng hóa, tiến hành kiểm tra và xử lý kịp thời. Điều này góp phần giúp doanh nghiệp phát hiện được hiện tượng tràn hàng, gian lận từ đại lý để có phương án xử lý phù hợp.

Với giải pháp chống tràn hàng bằng QR Code của iCheck, QR Code sẽ được in lên một con tem đạt tiêu chuẩn. Mỗi con tem sẽ có hai phần là QR code quản lý (QRM) biến đổi để hở và dãy số serial. Trong đó, QR Code chứa những thông tin đã được mã hóa, để người quét có thể kiểm tra thông tin về sản phẩm, nhà sản xuất, lô phân phối,… 

Chống tràn hàng để nâng cao uy tín thương hiệu và bảo vệ đại lý

Con tem QR Code quản lý phân phối của iCheck giúp doanh nghiệp nắm được lộ trình phân phối sản phẩm tới mỗi đại lý một cách chi tiết, bao gồm dữ liệu về: Nhà cung cấp, đại lý phân phối, khu vực xuất, khu vực nhận, phân loại, thời gian,…. Đặc biệt, ứng dụng QR Check cho phép không chỉ doanh nghiệp mà cả đại lý cũng tạo được luồng phân phối cho các đại lý con của mình. Đây là giải pháp sử dụng nền tảng công nghệ, giảm thiểu rủi ro và hạn chế của những phương pháp quản lý phân phối hàng hóa thủ công, giúp doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh và bảo vệ cho quyền lợi của đại lý.

Việc kiểm soát bán lấn tuyến, tràn vùng của các đại lý vốn phức tạp và tốn nhiều nhân lực, nay có thể được số hóa và dễ dàng quản lý ngay từ chính trụ sở công ty. Việc này giúp ngăn chặn việc 1 số đại lý bán phá giá, đảm bảo quyền lợi cho tất cả đại lý, tạo ra môi trường minh bạch, rõ ràng cho các đại lý chủ động tối ưu hiệu quả kinh doanh và xây dựng mạng lưới.

Dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý chuyên nghiệp

Trong chu trình quản lý đường đi của sản phẩm ra thị trường, thông thường doanh nghiệp sẽ cần phải sử dụng nhiều hệ thống quản lý đa nhiệm như: quản lý kho, xuất nhập hàng, quản lý hàng tồn, quản lý sản lượng bán ra của từng kênh … Hiểu được nhu cầu đó, hệ thống quản trị giải pháp QR Code phân phối của iCheck được xây dựng với độ mở cao, dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý khác như: Quản lý kho, ERP, SAP và kết nối các thiết bị ngoại vi để tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt.

Nhờ vào tính năng này, khi doanh nghiệp thực hiện việc quét mã tem xuất đi, thông tin về sản phẩm sẽ được tự động đồng bộ và cập nhật lên hệ thống quản lý QR Check. Khi một dữ liệu, một con số thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều sẽ được tự động cập nhật theo đó và hiển thị tức thời trên các hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong khâu quản lý, giảm thiểu công sức nhập dữ liệu và hạn chế tối đa tình trạng sai sót.

Tính năng tự động thu thập dữ liệu khách hàng

Không chỉ cung cấp các tính năng giúp doanh nghiệp quản lý phân phối sản phẩm hiệu quả, giải pháp QR Code của iCheck còn chú trọng tới những yếu tố khác bổ trợ bền vững cho hoạt động kinh doanh, ví dụ như hoạt động marketing. Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ về người tiêu dùng của mình, hệ thống iCheck cung cấp tính năng tự động thu thập dữ liệu khách hàng quét mã QR và cập nhật trên hệ thống.

Việc hiểu rõ về khách hàng không chỉ giúp doanh nghiệp vẽ được bức chân dung chính xác về người tiêu dùng thực tế, mà còn nắm được tình hình kinh doanh ở các kênh phân phối chi tiết, tìm hiểu thị hiếu tiêu dùng của mỗi khu vực để phân bổ lượng hàng hóa hợp lý cho từng đại lý. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng như có thể chuẩn bị các kế hoạch chăm sóc khách hàng sau bán, bảo hành, bán chéo sản phẩm,… một cách hiệu quả, giúp gia tăng uy tín đẩy mạnh doanh thu.

Tích hợp giải pháp bảo hành trên cùng con tem QR code

Nằm trong hệ sinh thái sản phẩm của iCheck, mã QR quản lý phân phối không chỉ được ứng dụng độc lập mà còn có thể tính hợp với những giải pháp khác như bảo hành, sell-out, chống giả… để nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. 

Thông thường, doanh nghiệp sử dụng giải pháp này của iCheck có thể lựa chọn tích hợp thêm giải pháp bảo hành trên cùng con tem QR code này dưới dạng Qr-code ID (QRI) để phủ cào. Với con tem siêu liên kết cùng lúc 2 giải pháp này, khi khách hàng cào lớp phủ bào bên ngoài và thực hiện thao tác quét mã bằng app iCheck Scanner, sẽ hiển thị popup nhập thông tin kích hoạt bảo hành điện tử trực tiếp trên hệ thống siêu tiện lợi, cũng như truy xuất được thông tin sản phẩm như mã Qr Code quản lý (QRM).

Lúc này, doanh nghiệp không chỉ quản lý được tình trạng phân phối hàng hóa mà còn cả chính sách bảo hành cho khách hàng trên cùng một hệ thống duy nhất, với dữ liệu được đồng bộ liên tục và cách thức sử dụng và quản lý cực kỳ đơn giản. Thay vì phải tốn kém chi phí, công sức để triển khai từng hạng mục vận hành riêng, giờ đây chỉ với một con tem tràn hàng tích hợp với bảo hành hoàn toàn giúp doanh nghiệp số hóa quy trình vận hành hiệu quả và tiết kiệm hơn.

>> Đọc full: Hướng dẫn 4 cách tạo mã QR Code miễn phí online đơn giản và nhanh chóng

Kết luận

“Tràn hàng” không còn là vấn đề nếu mọi người nắm được nguyên nhân gốc rễ và tìm được giải pháp phù hợp. Tự hào với hơn 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp số hóa cho doanh nghiệp bằng Barcode và QR Code, iCheck tin rằng với những tính năng khác biệt của giải pháp QR Code chống tràn hàng mà chúng tôi mang đến, doanh nghiệp sẽ không còn gặp khó khăn khi đối mặt với tình trạng này.  

Để tìm hiểu rõ hơn về giải pháp chống tràn hàng, hãy liên hệ với iCheck để được hỗ trợ và tư vấn hoàn toàn miễn phí.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ qua:

– Website: https://icheck.com.vn/

– Hotline: 0902 195 488 – 0974 195 488

– Email: cskh@icheck.com.vn

– Fanpage: https://www.facebook.com/iCheck.com.vn