Quy trình truy xuất nguồn gốc sản phẩm: 6 bước cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh thị trường ngày càng đề cao tính minh bạch và chất lượng sản phẩm, quy trình truy xuất nguồn gốc sản phẩm ngày càng đóng vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Việc xây dựng một hệ thống truy xuất rõ ràng, đạt tiêu chuẩn quốc tế như ISO giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý chuỗi cung ứng, tăng cường niềm tin từ người tiêu dùng và dễ dàng đáp ứng yêu cầu từ đối tác trong và ngoài nước.

Bài viết dưới đây, iCheck sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về quy trình truy tìm nguồn gốc sản phẩm – từ khảo sát nội bộ đến triển khai thực tế – giúp doanh nghiệp chủ động triển khai  hiệu quả và gia tăng giá trị thương hiệu.

1. Lợi ích của việc áp dụng hệ thống truy xuất nguồn gốc

Đối với doanh nghiệp

• Nâng cao uy tín thương hiệu: Việc minh bạch thông tin sản phẩm giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy trong mắt khách hàng và đối tác. Khi người tiêu dùng có thể dễ dàng xác thực nguồn gốc, xuất xứ và quy trình sản xuất.
• Tuân thủ quy định pháp luật và tiêu chuẩn quốc tế: Giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu truy xuất nguồn gốc từ thị trường trong và ngoài nước, tuân thủ các tiêu chuẩn như GlobalGAP, HACCP, ISO, GS1…
• Tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng: Hệ thống truy xuất giúp theo dõi toàn bộ quy trình sản xuất – từ nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm đầu ra, theo thời gian thực, phát hiện sớm lỗi và rủi ro để xử lý hiệu quả, giảm chi phí vận hành.

Đối với người tiêu dùng

• Thông tin minh bạch về sản phẩm: Người tiêu dùng dễ dàng tra cứu nơi sản xuất, thành phần, hạn sử dụng… giúp hiểu rõ và yên tâm khi lựa chọn sản phẩm.
• Tăng niềm tin và sự hài lòng: Minh bạch nguồn gốc tạo sự tin tưởng, nâng cao trải nghiệm và thúc đẩy hành vi mua lại, trung thành với thương hiệu.

Đối với cơ quan quản lý

• Dễ dàng kiểm tra và giám sát chất lượng sản phẩm: Hệ thống truy xuất nguồn gốc giúp cơ quan quản lý theo dõi hành trình sản phẩm từ sản xuất đến tiêu dùng, đặc biệt hiệu quả trong các ngành như thực phẩm, nông sản, dược phẩm. Khi xảy ra sự cố, có thể nhanh chóng truy vết, xác định nguồn gốc vấn đề và thu hồi sản phẩm kịp thời, từ đó giảm thiểu rủi ro và bảo vệ sức khỏe cộng đồng.

2. Các bước triển khai quy trình truy xuất nguồn gốc sản phẩm 

Việc triển khai hệ thống truy xuất nguồn gốc sản phẩm là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp:

• Nâng cao năng lực quản lý,
• Tăng niềm tin với khách hàng và đối tác,
• Tuân thủ yêu cầu pháp luật và tiêu chuẩn quốc tế.

Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình triển khai bài bản theo từng giai đoạn – từ khảo sát thực trạng đến vận hành chính thức và cải tiến liên tục.

Các bước triển khai hệ thống truy xuất nguồn gốc

Bước 1: Khảo sát hiện trạng và xác định mục tiêu

Đây là bước nền tảng nhằm đánh giá thực trạng nội bộ doanh nghiệp và định hình lộ trình xây dựng hệ thống truy xuất nguồn gốc phù hợp với điều kiện vận hành thực tế.

Nội dung cần thực hiện:

Đánh giá tổng thể mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp về:

• Hạ tầng kỹ thuật: có hệ thống phần mềm/quản lý nào đang vận hành? có kết nối mạng ổn định không?
• Nguồn nhân lực: đội ngũ có am hiểu công nghệ, vận hành phần mềm, khả năng ghi nhận dữ liệu hay không?
• Quy trình quản lý hiện hữu: các công đoạn sản xuất – phân phối hiện nay có lưu trữ thông tin không? có đủ dữ liệu lịch sử không?

Xác định phạm vi áp dụng:

• Lựa chọn sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm cần triển khai truy xuất.
• Ưu tiên nhóm hàng nhạy cảm về an toàn, dễ bị làm giả hoặc phục vụ xuất khẩu.

Xác lập rõ mục tiêu triển khai:

• Doanh nghiệp hướng đến chống hàng giả, đáp ứng tiêu chuẩn xuất khẩu, hay chuyển đổi số nội bộ?
• Mỗi mục tiêu tương ứng với cách thiết kế hệ thống và lựa chọn công nghệ khác nhau.

Khuyến nghị: Doanh nghiệp nên thành lập tổ công tác hoặc ban chỉ đạo chuyên trách cho dự án truy xuất, bao gồm đại diện từ các bộ phận: quản lý chất lượng, sản xuất, kho vận và pháp chế. Đồng thời, cân nhắc mời đơn vị tư vấn chuyên sâu hoặc đối tác công nghệ đồng hành ngay từ giai đoạn đầu để tránh sai lệch trong thiết kế hệ thống.

Bước 2: Thiết kế quy trình truy xuất phù hợp

Sau khi xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng, doanh nghiệp cần tiến hành thiết kế chi tiết quy trình truy xuất nguồn gốc theo đặc thù sản xuất và chuỗi cung ứng nội bộ.

Các bước thực hiện:

• Xây dựng sơ đồ chuỗi cung ứng nội bộ: Phác họa toàn bộ dòng lưu chuyển sản phẩm – từ nguyên liệu đầu vào, sản xuất, đóng gói, lưu kho, vận chuyển, đến kênh phân phối và người tiêu dùng cuối. → Việc này giúp xác định các điểm cần ghi nhận dữ liệu (data capture points).
• Xác định dữ liệu cần thu thập tại từng công đoạn:
  • Mã lô, ngày tháng sản xuất, số ca, nhân sự vận hành
  • Loại máy móc, thiết bị
  • Điều kiện sản xuất, kiểm nghiệm, bảo quản
  • Thông tin vận chuyển, phân phối
• Lựa chọn công nghệ truy xuất phù hợp với sản phẩm, mục tiêu và ngân sách:
  • Mã QR code: linh hoạt, dễ triển khai, phổ biến
  • RFID: cho chuỗi logistics lớn, kho lạnh
  • Blockchain: phù hợp với sản phẩm xuất khẩu cao cấp, cần xác thực minh bạch

Khuyến nghị: Nên thiết kế hệ thống dựa trên khung tiêu chuẩn truy xuất quốc gia hoặc quốc tế, như:

• TCVN 12851:2019 – Tiêu chuẩn Quốc gia về Truy xuất nguồn gốc, quy định các yêu cầu đối với tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống truy xuất nguồn gốc. 
• ISO 22005:2007 – Tiêu chuẩn quốc tế quy định các nguyên tắc và yêu cầu cơ bản cho việc thiết kế và triển khai hệ thống truy xuất nguồn gốc trong chuỗi thực phẩm và thức ăn chăn nuôi.

Bước 3: Lựa chọn và tích hợp phần mềm truy xuất

Sau khi hoàn thiện thiết kế quy trình truy xuất, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp để triển khai hệ thống một cách hiệu quả, đồng bộ và có khả năng mở rộng trong tương lai.

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm:

• Hình thức triển khai linh hoạt: Có thể sử dụng phần mềm thương mại, thuê ngoài dịch vụ SaaS (Software as a Service), hoặc phát triển nội bộ tùy theo quy mô và nguồn lực.
• Khả năng tích hợp hệ thống: Ưu tiên nền tảng có thể kết nối với hệ thống quản lý hiện có như ERP, hệ thống kho (WMS), quản lý sản xuất (MES), và hệ thống bán hàng (POS, eCommerce).
• Phân quyền và bảo mật: Cho phép phân quyền sử dụng theo vai trò (quản lý, vận hành, giám sát) và đảm bảo bảo mật dữ liệu trong quá trình ghi nhận và truy xuất.
• Hỗ trợ tiêu chuẩn kết nối quốc gia: Nên chọn phần mềm hỗ trợ chuẩn mã QR GS1, kết nối với Cổng thông tin truy xuất nguồn gốc quốc gia để tăng tính minh bạch và tính pháp lý của sản phẩm.

Gợi ý phần mềm đang phổ biến tại Việt Nam:

• Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng một số nền tảng, phần mềm truy xuất nguồn gốc uy tín hoặc mã nguồn mở đã được triển khai rộng rãi trong thực tiễn, như: iCheck Trace, TraceVerified, Agridential,…
• Ngoài ra còn có một số giải pháp khác từ doanh nghiệp công nghệ trong nước tùy biến theo ngành (thực phẩm, dược phẩm, thủy sản…).

Lưu ý quan trọng: Việc lựa chọn đúng nền tảng phần mềm ngay từ đầu sẽ quyết định tính bền vững, khả năng mở rộng và mức độ tuân thủ pháp lý của hệ thống truy xuất nguồn gốc trong dài hạn.

Bước 4: Ghi nhận và chuẩn hóa dữ liệu thực tế

Sau khi đã thiết kế hệ thống và chọn phần mềm, doanh nghiệp cần triển khai việc thu thập dữ liệu thực tế một cách nhất quán, minh bạch và đúng chuẩn.

Nội dung triển khai:

• Tạo mã định danh duy nhất (Unique Identifier) cho từng lô hàng hoặc đơn vị sản phẩm, dưới dạng mã QR, mã vạch hoặc RFID tùy công nghệ lựa chọn  → Mã định danh cần được hệ thống hóa theo quy tắc cụ thể, ví dụ: mã nhà máy – mã ngày sản xuất – số thứ tự sản phẩm.
• Thiết lập quy trình ghi nhận dữ liệu tại từng công đoạn:
  • Xác định điểm ghi nhận dữ liệu (Data Capture Points)
  • Hướng dẫn thao tác nhập liệu (thủ công hoặc tự động)
  • Xây dựng quy trình đối soát dữ liệu giữa các bộ phận
  • Lưu trữ dữ liệu theo cấu trúc chuẩn (tên trường, định dạng, mã hóa…)
• In và gắn nhãn mã truy xuất lên bao bì hoặc sản phẩm: Nhãn mã cần đảm bảo độ bền, rõ ràng, không bong tróc trong quá trình vận chuyển, lưu kho hoặc sử dụng.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thao tác chuẩn (SOP) và đào tạo kỹ lưỡng cho nhân viên về cách ghi nhận dữ liệu và xử lý sự cố.
• Thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo dữ liệu không bị thiếu sót, sai lệch hoặc không khớp giữa các công đoạn.

Bước 5: Kiểm thử hệ thống và vận hành chính thức

Đây là bước chuyển đổi từ trạng thái thử nghiệm sang hoạt động chính thức, nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, chính xác và hiệu quả trong thực tế.

Các hoạt động cần thực hiện:

• Chạy thử nghiệm một hoặc một vài lô sản phẩm cụ thể, áp dụng đầy đủ quy trình truy xuất đã thiết kế.
• Thực hiện kiểm tra khả năng truy xuất xuôi và ngược:
  • Truy ngược: từ người tiêu dùng về nguyên liệu ban đầu
  • Truy xuôi: từ nguyên liệu đến từng điểm bán lẻ
• Lấy ý kiến phản hồi từ các bên liên quan:
  • Nhân sự nội bộ (sản xuất, kho, kinh doanh)
  • Đối tác phân phối, bán lẻ
  • Người tiêu dùng (trải nghiệm quét mã)

Lưu ý: Doanh nghiệp cần xây dựng kịch bản xử lý sự cố (Contingency Plan), bao gồm:

• Trường hợp mã không quét được
• Dữ liệu bị sai lệch, thiếu thông tin
• Thông tin truy xuất không hiển thị trên hệ thống

Bước 6: Duy trì, cải tiến và mở rộng

Sau khi hệ thống được vận hành chính thức, doanh nghiệp cần duy trì hoạt động ổn định và chủ động nâng cấp theo thời gian.

Nội dung duy trì và cải tiến:

• Ghi nhận và cập nhật dữ liệu định kỳ: Đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật đầy đủ tại tất cả các điểm ghi nhận trong chuỗi cung ứng.
• Cải tiến chức năng và giao diện hệ thống:
  • Cập nhật thêm tính năng (theo dõi container, truy vết phản hồi người dùng, tích hợp hóa đơn điện tử…)
  • Cải tiến giao diện website hoặc ứng dụng quét mã truy xuất để dễ tra cứu và tương tác hơn.
• Mở rộng phạm vi áp dụng:
  • Thêm các dòng sản phẩm mới
  • Mở rộng cho các nhà máy, kho vận hoặc đối tác khác trong chuỗi
  • Tích hợp công nghệ Blockchain nếu doanh nghiệp cần nâng cao tính minh bạch và xác thực trong môi trường đa bên hoặc xuất khẩu

Lưu ý: Doanh nghiệp nên ban hành chính sách đánh giá hệ thống định kỳ (hàng quý, 6 tháng), trong đó có:

• Rà soát dữ liệu và hiệu suất hệ thống
• Phối hợp giữa các phòng ban: Chất lượng (QC), CNTT, Sản xuất và Kinh doanh
• Đề xuất cải tiến quy trình, cập nhật công nghệ mới nếu cần

3. Thách thức và giải pháp khi triển khai hệ thống truy xuất nguồn gốc

Thách thức

Việc triển khai hệ thống truy xuất nguồn gốc sản phẩm là một bước tiến quan trọng nhằm nâng cao minh bạch và uy tín cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình này thường đi kèm với nhiều thách thức đáng kể như:

• Chi phí đầu tư ban đầu cao: Triển khai một hệ thống truy xuất nguồn gốc đòi hỏi khoản chi phí không nhỏ để xây dựng hạ tầng kỹ thuật, phần mềm, thiết bị mã hóa – đọc mã, cũng như duy trì hệ thống hoạt động ổn định. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây có thể là rào cản lớn ảnh hưởng đến quyết định đầu tư.
• Thiếu hụt nguồn nhân lực có kỹ năng chuyên môn: Hệ thống truy xuất nguồn gốc yêu cầu đội ngũ vận hành có kiến thức về công nghệ thông tin, mã số mã vạch, quản lý chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện vẫn thiếu hụt nhân sự có trình độ chuyên sâu để đảm nhận vai trò này, dẫn đến khó khăn trong việc duy trì và khai thác hiệu quả hệ thống.
• Khó khăn trong việc tích hợp với hệ thống hiện có: Doanh nghiệp thường đã sử dụng các hệ thống quản lý như ERP, WMS, CRM… Việc tích hợp thêm hệ thống truy xuất nguồn gốc có thể gặp trở ngại về mặt kỹ thuật, dữ liệu không đồng bộ hoặc phát sinh lỗi vận hành. Nếu không được chuẩn hóa và tích hợp đúng cách, hệ thống mới có thể gây chồng chéo hoặc ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể.

Giải pháp

Để vượt qua các rào cản trên và triển khai hệ thống truy xuất nguồn gốc một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp chiến lược sau:

• Tận dụng các chương trình hỗ trợ từ chính phủ và tổ chức quốc tế: Doanh nghiệp nên tận dụng các chương trình hỗ trợ từ Nhà nước và tổ chức quốc tế nhằm áp dụng công nghệ truy xuất nguồn gốc. Những chương trình này thường cung cấp hỗ trợ về tài chính, kỹ thuật hoặc đào tạo. Việc tham gia sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu và tiếp cận công nghệ hiện đại dễ dàng hơn.
• Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nội bộ: Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch đào tạo bài bản cho nhân sự phụ trách truy xuất nguồn gốc, từ bộ phận sản xuất, vận hành đến quản lý. Việc nâng cao năng lực nội bộ giúp hệ thống vận hành ổn định, đảm bảo khả năng thích nghi linh hoạt với các yêu cầu thay đổi trong tương lai.
• Lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp với quy mô và nhu cầu thực tế: Thay vì đầu tư một hệ thống quá phức tạp, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn các nền tảng truy xuất nguồn gốc có thể tùy biến, mở rộng và tích hợp linh hoạt. 

4. Câu hỏi thường gặp về quy trình truy xuất nguồn gốc sản phẩm

Cần chuẩn bị những gì trước khi bắt đầu xây dựng hệ thống truy xuất nguồn gốc?

Doanh nghiệp cần:

• Khảo sát quy trình sản xuất hiện tại, xác định các điểm thu thập dữ liệu.
• Xây dựng tiêu chuẩn dữ liệu: loại thông tin cần ghi nhận (ngày sản xuất, nguyên liệu, lô hàng…).
• Chuẩn bị nhân sự và hạ tầng công nghệ: như phần mềm, thiết bị quét mã, nhãn in mã định danh.
• Lập kế hoạch đào tạo nội bộ và lộ trình triển khai.

Quy trình truy xuất nguồn gốc có thể áp dụng cho sản phẩm dịch vụ không?

Có. Bởi vì,

• Truy xuất nguồn gốc không chỉ áp dụng cho sản phẩm hữu hình mà còn áp dụng được cho dịch vụ, đặc biệt là các dịch vụ liên quan đến chuỗi cung ứng (ví dụ: logistics, chế biến thuê, gia công…).
• Miễn là dịch vụ có quy trình, đầu vào – đầu ra rõ ràng, thì vẫn có thể gán mã định danh và quản lý truy xuất được.

Doanh nghiệp nhỏ có thể triển khai hệ thống truy xuất nguồn gốc không?

Hoàn toàn có thể. Nhiều phần mềm truy xuất hiện nay được thiết kế linh hoạt, phù hợp với quy mô vừa và nhỏ, dễ sử dụng và chi phí hợp lý.

Ngoài ra, doanh nghiệp nhỏ có thể:

• Bắt đầu từ mô hình đơn giản (gắn QR cho từng lô).
• Tận dụng chính sách hỗ trợ từ Nhà nước hoặc các tổ chức phát triển.
• Từng bước mở rộng quy mô theo năng lực.

Làm thế nào để lựa chọn phần mềm truy xuất nguồn gốc phù hợp?

Doanh nghiệp nên cân nhắc:

• Nhu cầu thực tế: cần truy xuất đến mức độ nào (lô, đơn vị sản phẩm, chuỗi cung ứng…).
• Tính dễ dùng và đào tạo: phần mềm phải dễ vận hành với đội ngũ hiện tại.
• Khả năng tích hợp: với hệ thống quản lý có sẵn như ERP, kế toán, kho vận.
• Chi phí và hỗ trợ kỹ thuật: nên chọn giải pháp có hỗ trợ tốt và linh hoạt theo ngân sách.
• Ưu tiên phần mềm đạt chuẩn GS1, ISO, có thể mở rộng trong tương lai.

Việc thiết kế và áp dụng quy trình truy xuất nguồn gốc sản phẩm phù hợp mang lại hiệu quả quản lý vượt trội, mở ra nhiều cơ hội tăng trưởng trong môi trường kinh doanh cạnh tranh.

Khi sản phẩm được minh bạch hóa thông tin từ khâu sản xuất đến tay người tiêu dùng, doanh nghiệp có thể tạo dựng sự tin cậy vững chắc và khẳng định chất lượng thương hiệu trên thị trường.

Để đạt được điều này, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về quy trình, công nghệ và nhân sự – từ bước đầu khảo sát thực trạng cho đến giai đoạn cải tiến liên tục. Đây chính là nền tảng vững chắc cho hành trình nâng cao năng lực cạnh tranh và hướng tới phát triển dài hạn.